Proyek IT pada umumnya sangat dinamis karena teknologi yang berkembang begitu cepat. Teknologi yang baru biasanya lebih mudah digunakan dan lebih fleksibel. Sama dengan proyek di industri lainnya, proyek IT juga butuh manajemen yang baik agar hasilnya juga baik. Apa itu manajemen proyek IT? Apa saja tahapan dan kelebihannya? Temukan info selengkapnya di bawah ini.

Definisi Manajemen Proyek IT

Manajemen proyek IT adalah proses perencanaan, koordinasi, dan mendelegasikan tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas yang sesuai dengan permintaan pemangku kepentingan dan kebutuhan pasar. Manajemen proyek IT akan membantu mulai dari tahap awal hingga akhir.

Proyek IT dapat mencakup pengembangan software, instalasi hardware, meningkatkan hardware, meningkatkan jaringan, analisis bisnis, dan manajemen data. Peran utama manajer proyek IT adalah untuk mengawasi desain dan mengimplementasikan proyek sekaligus memfasilitasi kegiatan operasional harian.

Tahapan Manajemen Proyek IT

Setiap proyek IT harus melalui tahapan yang terorganisir agar bisa berjalan dengan baik. Fasenya dimulai dari identifikasi proyek untuk menemukan latar belakangnya. Setelah itu, tahapan yang teratur dari awal sampai akhir adalah sebagai berikut:

1. Inisiasi Proyek Pada tahapan inisiasi, tim akan melihat proyek dalam gambaran besar. Manajer proyek akan menjelaskan tugas-tugas secara umum. Fase ini dapat mencakup:

• Menentukan siapa saja pemangku kepentingan yang tepat
• Menentukan tenggat waktu proyek
• Menyesuaikan kebutuhan proyek
• Mengidentifikasi hasil utama proyek, serta apa saja kekuatan dan kelemahannya.

Di tahap inisiasi, ada proyek yang sudah mendapatkan sponsor, tapi ada juga yang belum mendapat sponsor. Jika pihak sponsor menyetujui inisiasi. maka akan dilanjutkan ke tahap selanjutnya, yaitu perencanaan. 2. Perencanaan Proyek DI tahap ini, manajer proyek akan membuat roadmap yang akan menjadi panduan pelaksanaan proyek. Di dalam roadmap termasuk timeline, sumber daya, kebutuhan anggaran, dan metrik yang digunakan untuk mengukur performa kerja. Dalam tahap perencanaan juga sebaiknya ditentukan apa saja hal yang harus dilakukan untuk menangani berbagai risiko. Cara berkomunikasi dengan tim pun harus ditentukan di tahap ini. Jika ingin proyek selesai tepat waktu dengan kualitas yang baik, maka dibutuhkan perencanaan dan strategi yang tepat. Data yang dikumpulkan saat tahap perencanaan sangat penting untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya. Jadi memang di tahap ini memang perlu meluangkan waktu yang cukup untuk analisis data secara detail. 3. Eksekusi Proyek Berikutnya, tahapan eksekusi atau pengerjaan proyek yang dijalankan oleh sumber daya manusia yang telah didelegasikan oleh manajer proyek. Di tahap ini, setiap anggota tim akan mengerjakan tugas mereka sesuai dengan yang telah direncanakan dalam roadmap. Dengan sistem manajemen IT yang berkualitas, setiap anggota tim bisa mengecek tugas masing-masing secara real-time dengan mudah. 4. Monitor Proyek Bersamaan dengan eksekusi proyek, akan dilakukan monitor atau pemantauan proyek oleh manajer. Cakupan yang dipantau oleh manajer proyek harus menyeluruh. Dengan begitu, jika ada sesuatu yang berada di luar rencana, maka bisa ditanggulangi sejak awal. Monitor yang baik akan menghindari terjadinya masalah yang berkepanjangan. 5. Penutupan Proyek Di tahap terakhir, ada penutupan proyek. Setiap proyek harus ditutup secara resmi karena pada tahap ini manajer akan mengevaluasi proyek. Manajer akan memberi tahu apakah proyek tersebut berhasil atau gagal dan di mana aspek yang perlu ditingkatkan, dengan begitu proyek selanjutnya bisa lebih baik hasilnya. Kelebihan Manajemen Proyek IT

Baik insinyur proyek, manajer, klien, dan seluruh anggota tim yang mengerjakan suatu proyek IT dapat memperoleh manfaat dari manajemen proyek IT yang dijalankan dengan baik. Berikut ini adalah beberapa kelebihan manajemen proyek IT:

1. Meningkatkan Produktivitas Sistem manajemen proyek IT memungkinkan pengerjaan proyek dengan sukses menggunakan strategi yang baik, sesuai dengan jenis proyek yang dikerjakan. Pekerjaan pun jadi lebih efisien dengan panduan dari manajer proyek yang menggunakan sistem manajemen terbaik. Jika setiap tugas diatur dan didelegasikan ke sumber daya yang tepat dan diatur dengan baik, maka kerja pun lebih efisien. Produktivitas bisa ditingkatkan sehingga pekerjaan bisa selesai sesuai tenggat waktu yang telah dibuat dalam perencanaan.
2. Meningkatkan Daya Kompetisi Perusahaan Kinerja sebuah tim atau perusahaan yang baik akan tersebar dengan cepat di industri. Tentu saja, ini menjadikan daya kompetisi perusahaan meningkat dalam mengerjakan proyek. Jika dilakukan secara konsisten, perusahaan akan memiliki posisi yang jelas di industri. Daya kompetisi yang kuat akan membantu meningkatkan loyalitas konsumen dan kemungkinan mendapat proyek baru pun lebih mudah.
3. Meningkatkan Kepuasan Konsumen Menggunakan sistem manajemen IT yang berkualitas akan menghasilkan produk atau servis yang sesuai dengan ekspektasi dan kebutuhan konsumen. Dengan begitu, tingkat kepuasan konsumen pun meningkat karena perusahaan dapat bekerja sesuai jadwal dan anggaran. Kemungkinan konsumen kembali menggunakan jasa perusahaan akan lebih besar.
4. Meningkatkan Kemampuan Beradaptasi Karena teknologi yang begitu cepat berubah, maka bentuk proyek IT biasanya sangat beragam. Jika sistem manajemen IT dijalankan dengan baik, maka akan meningkatkan kemampuan beradaptasi dalam mengerjakan berbagai proyek. Kemampuan beradaptasi yang baik akan memudahkan perusahaan dalam menerima proyek yang jenisnya berbeda-beda. Konsumen dan klien pun akan lebih mudah mempercayakan proyek mereka, meskipun harus dikerjakan menggunakan teknologi terkini.
5. Ekspansi Layanan Setelah menangani berbagai proyek IT dengan sukses, maka perusahaan dapat melakukan ekspansi untuk memberikan layanan lainnya. Prospek bisnis lainnya bisa dikerjakan dengan baik menggunakan strategi yang tepat. Begitu siap melakukan ekspansi, perusahaan bisa menyiapkan penawaran yang terencana dan sistematis.
6. Dapat Menilai Risiko Lebih Baik Tim pelaksana proyek IT yang baik seharusnya mampu memperkirakan risiko suatu proyek, beserta kelebihan dan kekurangannya. Semakin banyaknya proyek yang diselesaikan dengan sistem manajemen yang baik, maka tim mampu menilai risiko dengan lebih baik. Mitigasi risiko pun bisa dilakukan dengan lebih terencana, seperti:

• Membuat gol proyek yang realistis
• Membuat prediksi risiko yang realistis
• Memperbarui proyek secara berkala untuk menyesuaikan dengan jadwal dan perkembangan teknologi.

Gunakan Sistem Manajemen Proyek IT yang Berkualitas

Setiap proyek membutuhkan sistem manajemen yang baik agar bisa berjalan dengan baik dan hasilnya bisa sesuai dengan ekspektasi. Saat ini ada sistem yang sangat modern untuk memudahkan organisasi proyek. Pastikan memilih sistem manajemen proyek IT yang berkualitas dan dapat diandalkan, seperti Tomps.

Tak perlu diragukan lagi, Tomps dapat menjadi platform manajemen proyek, aset, dan bangunan. Jasa Tomps telah digunakan oleh Kemenparekraf, Kemkominfo, Pertamina International Shipping, Telkom Indonesia, SUPRA International, Bank Indonesia, dan masih banyak lagi. Kunjungi langsung situs webnya untuk mengetahui semua layanan Tomps!