Seluruh dunia sedang berusaha keras untuk menjadi lebih ramah lingkungan, termasuk berbagai perusahaan di seluruh dunia. Salah satu langkah pentingnya adalah mengurangi penggunaan kertas dan menjadikan proses kerja sebagian besar bersifat online. Karena itu, arsip digital sangat dibutuhkan oleh perusahaan saat ini. Kenalan dulu yuk dengan arsip digital, fungsi dan contohnya di bawah ini!

Apa Itu Arsip Digital?

Dilansir dari kelas.work, Arsip digital adalah tempat penyimpanan informasi digital seperti dokumen, invoice, akta, atau dokumen lainnya. Berbeda dengan arsip analog, baik data arsip maupun lokasi penyimpanannya bersifat elektronik. Arsip digital dapat berbasis web, dapat juga berbasis aplikasi. Yang pasti, tujuannya adalah untuk menyimpan data digital yang tidak diperlukan lagi secara instan, tapi masih dianggap penting.

Aplikasi arsip digital menjadi sangat penting fungsinya karena dapat membantu perusahaan dalam menyimpan dan mengelola data mereka. Lalu sebenarnya apa fungsi arsip digital dan seperti apa contohnya? Simak penjelasannya berikut ini.

Fungsi Arsip Digital

Manajemen arsip digital yang sistematis akan sangat membantu perusahaan dalam banyak hal. Berikut ini beberapa fungsi arsip digital yang sangat penting bagi kinerja perusahaan:

1. Tak Ada Kemungkinan Kehilangan Data Data yang dalam bentuk nyata kemungkinan hilangnya sangat besar. Jika perusahaan memiliki banyak dokumen fisik yang harus diurus, maka kemungkinan hilangnya satu atau dua dokumen sangat mungkin terjadi, meski sudah disimpan dengan baik. Selain itu, mencari info terkait beberapa dokumen dan folder bisa sangat sulit dan makan waktu panjang. Hal ini tentu dapat dihindari dengan arsip digital. Penyimpanan tersedia dalam beberapa klik saja. Jika perusahaan dapat mengurutkan data dengan baik. maka semuanya akan tersimpan di dalam folder yang tepat. Kemungkinan data hilang akan sangat kecil begitu sudah tersimpan dengan baik. Pencarian data juga lebih mudah karena akses data digital jadi jauh lebih mudah.

2. Ramah Lingkungan Metode penyimpanan data tradisional dapat menghabiskan sumber daya yang sangat banyak. Pertama-tama, data tertulis membutuhkan kertas dan alat tulis. Seperti yang kita tahu, penggunaan kertas dianggap sebagai pilihan yang tidak ramah lingkungan. Jika data disimpan secara digital, artinya kita mengurangi penggunaan kertas dan jauh lebih ramah lingkungan. Selain itu, cara ini sebenarnya jauh lebih praktis. Arsip digital tidak membutuhkan kertas dan materi lainnya yang dapat merusak lingkungan.

3. Keamanan Data Lebih Lengkap Setiap perusahaan tentu memiliki data yang sifatnya rahasia dan tidak ingin dibagikan dengan pihak ketiga di luar perusahaan. Karena itu, data-data tersebut harus disimpan dengan ekstra hati-hati. Dokumen yang berbentuk fisik sangat berisiko jatuh ke tangan yang tidak tepat jika tidak dijaga dengan baik, sehingga risikonya sangat tinggi. Di sisi lain, arsip digital bisa diamankan dengan tingkat tinggi, sehingga yang bisa mengakses sangat terbatas. Kalaupun sampai bocor ke tangan yang tidak seharusnya, akan lebih mudah untuk melacak dari mana data tersebut dibocorkan. Pada umumnya, arsip digital menggunakan sandi untuk memberi perlindungan ekstra. Kata sandi ini bisa diganti secara berkala.

4. Akses ke Data Lebih Cepat Jika data tidak diatur dengan baik, maka data akan berantakan dan akan sulit sekali mengaksesnya dengan cepat, meskipun di momen yang sangat krusial. Sementara itu, dengan pengarsipan maka akan lebih mudah untuk mengakses data tersebut. Namun, data tradisional dalam bentuk fisik juga membutuhkan waktu lebih lama untuk diakses jika jumlahnya luar biasa banyak. Beda halnya dengan arsip digital yang tidak membutuhkan bentuk fisik. Arsip digital dapat dicari hanya dengan mengetikkan kata kunci dokumen yang dicari. Dokumen tersebut akan muncul hanya dengan beberapa kali klik saja. Saat dibutuhkan, arsip digital memungkinkan akses yang jauh lebih cepat.

5. Pengelolaan Lebih Mudah Mengelola dokumen secara fisik harus ekstra hati-hati karena kualitasnya yang dapat menurun seiring berjalannya waktu. Misalnya, dokumen dalam bentuk kertas yang kualitasnya bisa semakin buruk, misalnya kertas dapat menguning, berjamur, tintanya luntur, atau kertas hancur. Kertas bisa saja diawetkan, tapi membutuhkan bahan kimia. Dibandingkan dengan arsip digital yang tidak membutuhkan dokumen fisik, maka cara merawat dan mengelola arsipnya jadi jauh lebih mudah. Kalaupun dokumen harus dipindahkan karena satu dan lain hal, pemindahannya bisa dilakukan secara digital. Sama sekali tidak membutuhkan transportasi yang merepotkan dan sulit dikelola.

6. Biayanya Lebih Rendah Arsip digital tidak membutuhkan bentuk fisik. Karena itu, perusahaan akan menghemat banyak hal. Pertama-tama, tidak membutuhkan kertas, CD, dan bentuk fisik lainnya. Yang kedua, arsip digital juga tidak membutuhkan ruangan khusus meskipun dokumen yang disimpan sangat banyak. Jika perusahaan punya banyak cabang, maka data dapat diakses dari satu platform saja, tidak butuh ruang berbeda-beda.

Contoh Arsip Digital

Berikut ini beberapa contoh arsip digital yang perlu diketahui:

1. Arsip Tulisan Arsip tulisan merupakan dokumen yang isinya berupa tulisan, pada umumnya berupa ketikan. Bentuk dokumennya sangat beragam, misalnya surat, kontrak, laporan, serta ketikan lainnya yang sifatnya penting dan disimpan dalam format digital.

2. Arsip Digital atau Elektronik Arsip digital atau arsip elektronik merupakan beragam dokumen yang tersimpan secara digital. Bentuknya antara lain adalah dokumen digital, spreadsheet, presentasi, email, serta info penting lain yang memang disimpan dalam dokumen elektronik.

3. Arsip Gambar Arsip gambar merupakan rekaman gambar atau foto yang formatnya dalam bentuk digital. Bentuknya sangat beragam, mulai dari laporan, dokumen, serta info penting yang lain yang disimpan dalam bentuk dokumen gambar.

4. Arsip Suara Arsip suara atau audio merupakan arsip yang direkam dan disimpan dalam bentuk suara. Bentuknya bisa sangat beragam. Contohnya rekaman suara wawancara, rekaman suara pembicara saat seminar, dan berbagai momen penting lainnya.

5. Arsip Microfilm Arsip microfilm adalah arsip berupa dokumen yang disimpan dalam bentuk microfilm. Ini adalah salinan kecil dari dokumen asli yang ukurannya diperkecil dengan tujuan agar bisa disimpan dalam bentuk film khusus.

Hampir semua data saat ini disimpan secara digital, bahkan aset pun sudah banyak yang bentuknya digital. Karena itu, software manajemen arsip digital sangat diperlukan oleh setiap perusahaan agar semua data tersimpan secara teratur dan mudah diakses saat dibutuhkan kapan pun dan di mana pun. Karena itu, gunakan Tomps sebagai software manajemen arsip digital yang terpercaya.

Tomps hadir sebagai solusi manajemen aset digital, aset perusahaan lainnya, gedung, dan juga proyek. Semua diatur di dalam satu platform yang sama, sehingga memudahkan perusahaan dalam pemantauan secara real-time. Kunjungi langsung situs Tomps untuk info lebih lanjut!