Manajemen proyek sistem informasi bisa dikatakan sebagai sebuah sistem informasi yang terdiri dari alat dan teknik yang digunakan untuk mengumpulkan, mengintegrasikan, dan menyebarluaskan output dari proses manajemen proyek. Ini digunakan untuk mendukung semua aspek proyek mulai dari inisiasi hingga penutupan, dan dapat mencakup sistem manual dan otomatis.

Sementara setiap implementasi PMIS berbeda dari yang lain dalam hal ruang lingkup, desain, dan fitur, aplikasi perangkat lunak dianggap sebagai komponen yang tak terpisahkan dari setiap implementasi. Pemanfaatan PMIS yang optimal sangat bergantung pada cara di mana informasi penting tersedia untuk semua pemangku kepentingan dan tingkat otomatisasi proses.

Pada dasarnya Manajemen Proyek Sistem Informasi adalah kegiatan mengorganisasi informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan sebuah proyek sistem informasi. Tujuan dari Manajemen Proyek Sistem Informasi itu sendiri adalah agar proyek dapat berhasil berjalan dengan lancar. Manajemen Proyek Sistem Informasi juga dapat menjadi kerangka kerja yang membantu Project Manager dalam menjalankan, memantau dan mengendalikan proyek.

Apa itu Manajemen Proyek Sistem Informasi?

Melansir dari buku A Guide to the Project Manager Body of Knowledge, Manajemen proyek sistem informasi menyediakan akses ke perangkat lunak teknologi informasi (TI), seperti perangkat lunak penjadwalan, pekerjaan sistem otorisasi, sistem manajemen konfigurasi, sistem pengumpulan dan distribusi informasi, serta antarmuka ke sistem otomatis online lainnya seperti repositori basis pengetahuan perusahaan. Pengumpulan otomatis dan pelaporan indikator kinerja utama (KPI) dapat menjadi bagian dari sistem ini.

PMIS mencakup perangkat lunak penjadwalan yang mempercepat proses membangun model jadwal dengan menghasilkan tanggal mulai dan selesai berdasarkan input kegiatan, jaringan diagram, sumber daya, dan durasi aktivitas. Sistem informasi manajemen proyek memberikan kemungkinan alternatif untuk mengelola biaya.

Sistem ini dapat mencakup spreadsheet, perangkat lunak simulasi, dan alat analisis statistik untuk membantu memperkirakan biaya. Alat tersebut menyederhanakan penggunaan beberapa teknik perkiraan biaya dan dengan demikian memfasilitasi pertimbangan cepat alternatif perkiraan biaya.

Sistem ini sering digunakan untuk memantau tiga EVM dimensi (PV, EV, dan AC), untuk menampilkan tren grafis, dan untuk memperkirakan berbagai kemungkinan hasil proyek akhir. PMIS, perangkat lunak manajemen kualitas dapat digunakan untuk melacak kesalahan.

Komponen Penting Manajemen Proyek Sistem Informasi

Melansir dari PMI, Sistem informasi manajemen proyek dapat mencakup perangkat lunak manajemen sumber daya yang dapat membantu merencanakan, mengatur, dan mengelola kumpulan sumber daya dan mengembangkan perkiraan sumber daya. Bergantung pada kecanggihan perangkat lunak, struktur perincian sumber daya, ketersediaan sumber daya, tingkat sumber daya, dan berbagai kalender sumber daya dapat didefinisikan untuk membantu dalam mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya. Beberapa komponen penting itu dalam sebuah aplikasi manajemen proyek tentunya sangat berpengaruh pada keberhasilan proyek,

1.Penjadwalan

PMIS dapat mencakup manajemen sumber daya atau perangkat lunak penjadwalan yang dapat digunakan untuk mengelola dan mengoordinasikan anggota tim di seluruh aktivitas proyek.

Penjadwalan biasanya akan dibagi menjadi 5 tahap:

• Membagi proyek menjadi beberapa task, project manager jadi memudahkan dalam memantau progress atau perkembangan dari sebuah proyek.
• Estimasi waktu, dengan memperkirakan waktu yang dibutuhkan, project manager dan manajer tingkat atas lainnya dapat memperkirakan kapan proyek selesai.
• Depedensi tugas, memprioritaskan tugas mana yang harus diprioritaskan agar penggunaan sumber daya menjadi efisien.
• Diagram jaringan diagram Gnatt, Diagram Jaringan adalah diagram grafis yang dapat merepresentasikan semua tugas, tanggung jawab dan alur kerja dalam sebuah proyek, sedangkan diagram Gnatt merupakan diagram sebuah timeline, di mana Anda dapat melihat deadline tugas.

2. Estimasi

PMIS dapat mencakup jadwal, sumber daya, dan biaya perangkat lunak untuk memastikan bahwa rencana respons risiko yang disepakati dan aktivitas terkaitnya terintegrasi ke dalam proyek bersamaan dengan kegiatan proyek lainnya. Sebelum Anda mulai mengestimasi waktu, anda perlu mengumpulkan informasi dasar atas proyek itu sendiri. Karena itu, hal besar pertama yang perlu anda lakukan adalah mengidentifikasi siapa pengguna produk anda dan apa yang mereka butuhkan agar tetap sesuai dengan timeline.

3. Sumber Daya

Mencakup manajemen sumber daya yang dapat digunakan untuk memantau pemanfaatan sumber daya untuk memastikan bahwa sumber daya yang tepat adalah mengerjakan aktivitas pada waktu dan tempat yang tepat.

4. Dokumentasi

PMIS menyediakan seperangkat alat standar untuk manajer proyek untuk menangkap, menyimpan, dan mendistribusikan informasi kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal dengan dokumentasi tersebut diharapkan sesuai dengan rencana komunikasi di awal. Informasi yang ada di dalam sistem yang dipantau untuk menilai validitas dan efektifitas.

Selain itu, PMIS dapat memastikan bahwa pemangku kepentingan dapat dengan mudah mendapatkan kembali informasi yang mereka butuhkan secara tepat waktu. Informasi proyek dikelola dan didistribusikan menggunakan berbagai alat, antara lain:

1. Alat manajemen proyek elektronik. Perangkat lunak manajemen proyek, rapat, dan dukungan kantor virtual perangkat lunak, antarmuka web, portal dan dasbor proyek khusus, dan alat manajemen kerja kolaboratif.
2. Manajemen komunikasi elektronik. Email, faks, dan pesan suara; audio, video, dan konferensi web; dan situs web dan penerbitan web.
3. Manajemen media sosial. Situs web dan penerbitan web; dan blog dan aplikasi, yang menawarkan kesempatan untuk terlibat dengan pemangku kepentingan dan membentuk komunitas online.

Itu dia ulasan mengenai apa itu manajemen proyek sistem informasi dan komponen penting. Semoga menambah wawasan Anda guna menciptakan kualitas manajemen proyek yang lebih baik.