Coba bayangkan situasi ini: proyek anda sudah berjalan 50% dan tiba-tiba klien meminta adanya penambahan dan perubahan fungsionalitas produk yang jauh dari requirement (persyaratan) awal atau tim pengembang yang hampir menyelesaikan backlog (daftar keinginan) sesuai instruksi manajer proyek namun ternyata requirement di dalamnya belum disetujui oleh klien.

Teman Tomps, situasi di atas seringkali terjadi dalam sebuah proyek dan umumnya disebut sebagai scope creep. Masalah yang sangat menyulitkan project manager dan tim secara keseluruhan ini bisa terjadi saat sebuah proyek mengalami ambiguitas pada lingkup pekerjaan dan tujuan sebenarnya yang ingin dicapai. 

Tidak peduli sebaik apa sebuah tim menangani proyek, masalah scope creep ini dapat menjadi sebuah “kanker ganas” yang merusak keseluruhan project timeline dan elemen lainnya ketika tidak diantisipasi dengan baik sejak awal. 

Apa Itu Scope Creep?

Menurut PMBOK® Guide, definisi scope creep adalah penambahan fitur dan fungsionalitas lingkup proyek (project scope) tanpa berdasarkan pada efek waktu, biaya, sumber daya atau persetujuan pelanggan (product owner atau stakeholder lainnya). Scope dalam proyek sendiri bisa diartikan dalam 2 jenis, yakni product scope dan project scope. 

Melansir PMI, project scope adalah pekerjaan yang diperlukan untuk memproduksi hasil proyek yang diinginkan. Sedangkan, product scope adalah fitur-fitur dan fungsi yang menandai suatu produk, jasa, atau hasil.

Perubahan pada proyek memang seringkali tidak bisa dihindari, begitupun dengan peluang terjadinya scope creep. Karena itulah, menangani scope proyek dalam proyek sangat menantang. Scope creep sendiri tidak hanya diartikan sebagai sebuah masalah yang muncul karena adanya stakeholder mengajukan adanya requirement baru atau perubahan di dalamnya. Kunci masalahnya sebenarnya adalah “Apakah perubahan yang terjadi telah disepakati bersama oleh seluruh pihak?”. Karena, jika perubahan pada ruang lingkup proyek telah mendapatkan izin dan telah disepakati bersama secara jelas, maka perubahan lingkup ini tidak dapat disebut sebagai scope creep. 

Apa Dampak Scope Creep Bagi Proyek?

Scope creep jelas dapat membawa banyak dampak buruk atau kerugian bagi kedua belah pihak, yakni tim pengembang dan klien. Dengan mengerjakan tugas yang ternyata requirement-nya belum disetujui oleh seluruh pihak, maka tim proyek sama saja telah membuang waktu untuk pekerjaan yang jelas tidak diinginkan. 

Selain itu, dampak scope creep lainnya adalah:

1. Menghabiskan waktu dan sumber daya proyek untuk perubahan yang tidak disetujui
2. Waktu dan sumber daya yang dialokasikan untuk lingkup proyek yang disetujui berkurang
3. Tenggat waktu yang terlewat dan proyek yang tertunda
4. Beban pekerjaan yang jauh lebih berat dari yang diestimasikan
5. Anggaran yang dikeluarkan bisa jadi lebih besar
6. Hasil akhir tidak sesuai dengan ruang lingkup proyek
7. Tim proyek yang terdemotivasi
8. Klien dan stakeholder yang kecewa

Apa Yang Menyebabkan Scope Creep?

1. Deskripsi Project Scope Ambigu

Jika proyek anda memiliki deskripsi scope yang masih ambigu atau tidak jelas, maka kemungkinan anda dan stakeholder memiliki interpretasi yang berbeda dapat terbuka lebar. Akibatnya, masing-masing akan memiliki pemahaman yang berbeda tentang ruang project scope ini sehingga salah satu pihak dapat meminta perubahan jika mereka melihat hasil yang berbeda dari apa dipikirkan sebelumnya. 

Project scope yang ambigu ini bisa terjadi karena kurangnya informasi detail atau karena komunikasi yang buruk. Karena itu, penting untuk merincikan project scope secara detail dalam project charter (dokumen yang dikeluarkan oleh pemilik proyek yang secara resmi mengesahkan keberadaan proyek, dan memberikan manajer proyek wewenang untuk menerapkan sumber daya organisasi untuk proyek tersebut) pada tahap perencanaan dan inisiasi. 

2. Requirement Yang Tidak Dikelola Dengan Baik

Sebagian besar proyek memiliki sejumlah requirement yang terus berkembang seiring berjalannya proyek. Hal ini kemudian seringkali menimbulkan keluar-masuknya requirement yang sadar atau tidak telah menyimpang. Tanpa otoritas pengambilan keputusan yang jelas, akan sulit untuk menentukan apakah requirement yang masuk atau keluar ini memang sesuai dengan ruang lingkup proyek yang disepakati.

3. Kurangnya Keterlibatan Project Stakeholder

Para pemangku kepentingan proyek seringkali memiliki segudang aktivitas lain di luar proyek kalian. Seperti pekerja lainnya, mereka mungkin memiliki banyak sekali pekerjaan dan tidak sadar bahwa mereka tidak “terlibat” dalam proyek kalian. Hal ini kemudian akan semakin memburuk ketika komunikasi yang anda bangun dengan mereka tidak intens dan rutin. Dampaknya, stakeholder dapat melewatkan hal atau perubahan penting yang terjadi selama proyek berlangsung dan ini dapat berbahaya jika persepsi yang mereka bangun berbeda dengan anda. 

4. Durasi Proyek Yang Panjang

Semakin lama sebuah proyek, semakin besar kemungkinan terjadinya scope creep. Dengan cakupan proyek yang besar dan jadwal proyek yang panjang, ini membuka pintu untuk project scope dan product scope lebih banyak lagi dikembangkan.

Cara Terbaik Mengatasi Scope Creep Dengan Tomps!

Salah satu cara terbaik untuk menghindari scope creep adalah membuat seluruh proses dalam proyek anda lebih transparan dan terkontrol. Sejak tahap perencanaan, inisiasi, eksekusi, hingga penutupan. Untuk itu, Aplikasi Manajemen Proyek Tomps hadir sebagai jawaban terbaik untuk anda. 

Tomps hadir dengan membawa berbagai smart project management features yang membantu anda mengelola proyek secara end-to-end. Dari tahap inisiasi sampai dengan closing. Beberapa fitur ini mencakup:

✔ Project Scheduling, Planner, and Completion

✔ Project Tracking 

✔ Project Cost

✔ Project Appraisal

✔ Document & Evidence Repository

✔ Unlimited Cloud

✔ Role Access Management

✔ Vendors Performance Report

✔ Automatic Project Reports

✔ Gantt Chart & S-Curve

✔ Geo-Map Tagging & Visualization

✔ API Integration

✔ Customization-Friendly

Bagaimana Tomps Membantu Proyek Anda?

DASHBOARD

Pantau grafik kemajuan proyek dan laporan terkini secara real-time

Tomps menyediaan fitur all-in-one Dashboard agar anda dapat melihat secara cepat summary report keseluruhan proyek anda. Mulai dari Dashboard Project, Dashboard Finance, Dashboard BAST, Dashboard Appraisal, Dashboard Project Cost, sampai Online User. Semua informasi terkini proyek anda akan tersusun rapi dalam chart dan kurva grafis yang menarik dan informatif. 

PROJECT

Lakukan project planning, controlling, hingga monitoring dengan mudah!

Anda juga bisa merencanakan detail proyek kerja sesuai dengan waktu yang diinginkan bersama pelaksana proyek. Atur parameter proyek dan undang stakeholder untuk ikut berkolaborasi dalam proyek dalam tools manajemen proyek Tomps. Di dalamnya, anda juga dapat membuat tanggal jatuh tempo proyek sesuai dengan tenggat waktu yang direncanakan.

Setelah detail proyek selesai dibuat, kini anda dapat dengan mudah melakukan project controlling dan project tracking. Tim di lapangan akan dengan mudah melaporkan up-date pekerjaannya beserta dengan evidence dari lapangan secara end-to-end, real-time, dan on-cloud. 

Tim pun akan dengan mudah melihat jadwal dan detail pekerjaan selanjutnya pada proyek-proyek yang sedang dikelolanya pada sistem Tomps. Tak hanya itu, anda juga dapat melacak status proyek apakah saat ini berada pada tahap initial, in-progress, atau closing. Semua pekerjaan ini juga bisa via smartphone dengan aplikasi mobile Tomps. Rasakan mudahnya memantau kemajuan proyek dalam satu kali klik! 

REPORT

Dapatkan laporan data proyek yang detail dan transparan secara otomatis

Sering dipusingkan dengan data reporting yang rumit dan banyak? Tenang, kini anda dapat dengan mudah melakukan reporting kemajuan proyek dengan Tomps!

Lewat Tomps, anda akan merasakan kemudahan dalam menyusun dan melihat review dan report proyek saat ini. Smart project management system Tomps menyediakan berbagai jenis bentuk report yang anda dan stakeholder butuhkan.

Mulai dari General Report, Summary Report, Project Team Performance, PO Report, Issue Report, Gantt Chart, sampai S-Curve. Semuanya, akan otomatis dibuat oleh sistem secara real-time dan transparan sesuai yang terjadi di lapangan. Jadi, anda tidak perlu lagi kerepotan menyusun laporan harian, mingguan, hingga bulanan secara manual!

PROJECT COST

Kontrol penuh anggaran proyek di tangan anda!

Adanya fitur Project Cost dapat meminimalisir peluang terjadinya fraud hingga cost-overrun dalam proyek. Buat perencanaan anggaran dan kontrol penyerapan anggaran disertai evidence yang detail. Adanya fitur Geo-Maps membuat anda dapat mengetahui lokasi akurat dimana evidence diunggah ke sistem, sehingga proyek dapat berjalan lebih transparan, efektif, dan juga efisien.