Dalam era digital yang semakin maju seperti saat ini, teknologi telah menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia. Pemerintah Indonesia pun tak luput menggunakan teknologi untuk mempermudah tugas-tugasnya dan meningkatkan kinerjanya. Pemerintahan Indonesia terus berupaya meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam berbagai aspek pelayanan publik. Kementerian Agama Republik Indonesia (Kemenag) adalah salah satu lembaga pemerintah yang tak mau ketinggalan dalam memanfaatkan teknologi. Saat ini, Kemenag tengah menyelenggarakan beberapa proyek bersama dengan beberapa tender sekaligus, yang tentunya membutuhkan sistem manajemen yang efektif.

Latar Belakang

Sebagai salah satu kementerian utama dalam pemerintahan Indonesia, Kementerian Agama (Kemenag) memiliki tanggung jawab yang besar dalam menyelenggarakan berbagai proyek dan kegiatan yang berkaitan dengan agama. Terlebih lagi, saat ini Kementerian Agama Republik Indonesia sedang menjalankan beberapa proyek sekaligus, sehingga memerlukan sistem manajemen yang dapat diandalkan. Untuk memastikan transparansi dan efisiensi dalam proses tender ini, Biro Pengadaan Barang dan Jasa Kemenag menerima arahan langsung dari Menteri Agama untuk mendigitalisasi proses pekerjaan tender, terutama dalam hal monitoring jadwal tender.

Sebelum upaya digitalisasi ini, Kemenag sudah memiliki dua sistem yang digunakan untuk mengelola proses tender, yaitu LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) dan SIRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan). Namun, meskipun sistem-sistem ini sudah ada, terdapat kekurangan dalam fitur yang tersedia sehingga dikhawatirkan dapat menghambat proses pelaksanaan proyek. Oleh karena itu, Kemenag memutuskan untuk mengintegrasikan kedua sistem ini dengan mempercayai prosesnya kepada Tomps Project yang merupakan produk digital dari Telkom Indonesia. 

“Karena Telkom sebelumnya sudah punya pengalaman dan memang sesuai dengan kebutuhan kita juga, sehingga templatenya bisa langsung disesuaikan dengan apa yang kita butuhkan saat ini," ujar Bapak Wildan Afandi selaku perwakilan dari Biro Humas Data dan Informasi Kemenag RI pada Rabu, 25 Oktober 2023 di acara Rapat Evaluasi Layanan Telkom Grup di Kementerian Agama Republik Indonesia.

Fitur Unggulan Tomps Project

Tomps Project adalah produk digital yang dikembangkan oleh Telkom Indonesia. Produk ini berfungsi sebagai solusi manajemen proyek yang dapat digunakan oleh instansi pemerintah maupun perusahaan swasta. Tomps Project dilengkapi dengan berbagai fitur unggulan yang sangat relevan dalam konteks pengelolaan proyek pemerintah. Beberapa fitur tersebut antara lain:

Dashboard Monitoring Proyek: Fitur ini memungkinkan para pengguna untuk melihat secara real-time perkembangan proyek-proyek yang sedang berjalan. Hal ini memberikan gambaran yang jelas tentang kemajuan proyek serta memudahkan pengambilan keputusan yang tepat waktu.

Monitoring Anggaran Proyek: Dalam pengelolaan proyek pemerintah, pengawasan anggaran adalah hal yang sangat penting. Tomps Project memungkinkan pemantauan anggaran proyek dengan detail, sehingga instansi dapat mengelola anggaran dengan lebih efisien.

Sistem Informasi Geografis: Fitur ini memungkinkan para pengguna untuk mengintegrasikan data geografis ke dalam proyek-proyek mereka. Ini sangat bermanfaat dalam mengidentifikasi lokasi proyek dan dampaknya terhadap lingkungan.

Integrasi API: Kemampuan untuk mengintegrasikan sistem dengan sistem lain melalui API (Application Programming Interface) memungkinkan pertukaran data yang mudah dan cepat antara berbagai sistem, termasuk sistem tender Kemenag.

Penyimpanan Dokumen dan Data: Tomps Project memiliki kapasitas penyimpanan yang luas untuk dokumen dan data proyek, memastikan kelengkapan dan keterjangkauan informasi yang dibutuhkan.

Gantt Chart: Gantt chart adalah alat visual yang membantu dalam perencanaan proyek. Ini memungkinkan pengguna untuk melihat garis waktu proyek dengan jeta yang jelas.

Kurva S: Fitur ini membantu dalam menganalisis kinerja proyek dengan cara yang lebih mendalam, termasuk perkembangan biaya dan waktu.

Laporan Proyek: Kemampuan untuk menghasilkan laporan proyek yang rinci dan informatif adalah hal yang penting dalam pengelolaan proyek pemerintah.

SIJAGA Kemenag

Dengan mengintegrasikan sistem LPSE dan SIRUP dari Kemenag dengan Tomps Project, terciptalah sistem baru yang dinamakan sebagai SIJAGA Kemenag. SIJAGA adalah bentuk dari sistem informasi jasa pengadaan Kementerian Agama dan dengan integrasi data yang dilakukan, Menteri Agama dan staf terkait dapat memantau setiap aspek dari proses tender proyek yang diadakan oleh Kemenag.

"SIJAGA ini memang awalnya diprakarsai karena kebutuhan kita ya, Pak Menteri sudah menginstruksikan ke kami dari tahun lalu untuk SIJAGA ini lahir untuk kebutuhan monitoring, khususnya terkait dengan pengadaan barang dan jasa di Kementerian Agama. Pak Menteri minta prosesnya dijabarkan dalam satu aplikasi yang dapat merangkum itu semua," ujar Bapak Wildan Afandi.

Melalui SIJAGA Kemenag, Menteri Agama memiliki akses langsung ke informasi penting tentang berbagai tender, mulai dari jadwal hingga progres pekerjaan, pagu anggaran, realisasi, kontrak, dokumen tender, dan proses pencapaian tender. Dengan alat monitoring yang akurat, Menteri dapat dengan cepat merespons perubahan dan masalah yang mungkin muncul selama proses tender. Hal ini juga memungkinkan pemerintah untuk lebih transparan dalam pelaksanaan proyek dan penggunaan dana publik.

Disampaikan juga oleh Bapak Wildan Afandi beberapa dampak positif dari penggunaan sistem manajemen proyek Tomps Project, “dampak positifnya banyak sekali, contohnya yaitu teman-teman perencanaan bisa langsung melihat sampai dengan triwulan 2023 ini sudah berapa persen proses pengadaan yang sudah selesai. Pak Menteri juga bisa melihat kendalanya di lapangan misalnya dari salah satu tender, seperti urusan lahan atau pembangunan gedung, apakah ada kendala di situ. Dari sisi teman-teman juga sangat membantu merecord pekerjaan selama tahun berjalan. Jadi tendernya bisa dimonitor oleh keseluruhan area".

Beberapa manfaat lainnya yang dihasilkan oleh sistem SIJAGA bagi Kemenag dan masyarakat, diantaranya :

✅Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan tender proyek di Kemenag sehingga proses pengadaan menjadi lebih cepat dan transparan.

✅Memberikan kemudahan akses dan penggunaan sistem bagi masyarakat yang ingin berpartisipasi dalam tender proyek Kemenag.

✅Meningkatkan transparansi dalam pengelolaan anggaran negara yang dijalankan oleh Kemenag.

✅Memberikan kemudahan dalam pemantauan dan evaluasi kinerja proyek yang sudah dilaksanakan.

SIJAGA Kemenag merupakan contoh nyata dari bagaimana pemerintah Indonesia terus berusaha untuk memanfaatkan teknologi digital guna meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam pengelolaan proyek-proyek publik. Dengan integrasi sistem yang canggih, seperti yang ditawarkan oleh Tomps Project, pemerintah Indonesia dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat dan memastikan penggunaan dana publik yang lebih efisien. Semoga inovasi seperti SIJAGA Kemenag terus berkembang dan menjadi contoh bagi departemen dan instansi pemerintah lainnya dalam upaya mencapai pelayanan publik yang lebih baik.

Penutup

Dengan demikian, SIJAGA Kemenag menandai kesuksesan integrasi Tomps Project dalam mengoptimalkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan tender dan proyek-proyek pemerintah. Inovasi ini bukan hanya sekadar upaya modernisasi, tetapi juga langkah konkret untuk memberikan pelayanan publik yang lebih baik kepada masyarakat. Dengan fitur-fitur canggihnya, SIJAGA Kemenag memberikan harapan bagi sektor pemerintah lainnya untuk mengikuti jejak dalam memanfaatkan teknologi digital guna meningkatkan tata kelola dan pengelolaan sumber daya publik. Dalam masa yang akan datang, diharapkan akan terus ada upaya inovasi yang akan membawa perubahan positif dalam pengelolaan proyek-proyek pemerintah di Indonesia.

Selain Kementerian Agama Republik Indonesia, banyak kementerian lainnya juga telah merasakan manfaat dari solusi manajemen yang ditawarkan oleh Tomps by Telkom Indonesia. Dari Kementerian Badan Usaha Milik Negara, Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif, dan berbagai kementerian, instansi pemerintah, serta instansi swasta lainnya Tomps by Telkom Indonesia telah memberikan kontribusi signifikan dalam menyukseskan lebih dari 40.000 proyek di seluruh Indonesia. Melalui transformasi digital ini, pemerintah Indonesia semakin mendekati visi untuk memberikan layanan publik yang lebih efisien. Untuk informasi lebih lanjut tentang Tomps dan solusi manajemen proyeknya, Anda dapat mengunjungi situs web resmi kami di www.tomps.id.