Dalam manajemen proyek, fitur deliverables merupakan komponen yang penting untuk meningkatkan kepercayaan klien. Salah satu tahap penting dalam menyelesaikan sebuah proyek adalah dengan menampilkan sebuah produk yang telah selesai atau hasil yang siap diserahkan kepada para stakeholders atau klien. Untuk menyelesaikan suatu proyek, pastinya melewati tahapan yang panjang. Fitur deliverables dapat membantu untuk tim agar tetap fokus pada tugas dalam suatu proyek dan menyelesaikannya tepat waktu sesuai dengan waktu yang diharapkan.

Apa Itu Deliverables?

Dilansir dari Wideman Glossary, deliverables adalah “Hasil nyata yang dihasilkan oleh proyek tersebut. Hasil ini dapat berupa dokumen, perencanaan, sistem komputer, gedung, dan lainnya. Deliverables internal juga menghasilkan konsekuensi dari pelaksanaan proyek dan biasanya hanya dibutuhkan oleh tim. Deliverables eksternal adalah hasil yang dibuat untuk klien dan para stakeholders.”

Jadi dapat disimpulkan bahwa deliverables merupakan hasil yang terukur dan spesifik dari sebuah proyek. Bentuk dari deliverables dapat berubah tergantung pada jenis proyeknya dan berupa produk akhir, dokumen, perangkat lunak dan layanan yang dihasilkan dari proyek.

Fungsi Fitur Deliverables

Deliverables membantu untuk memperjelas aktivitas mana yang diperlukan untuk menjaga proyek agar tetap berjalan, tepat waktu, dan sesuai dengan anggaran dan target yang telah ditentukan. Fitur ini juga membantu tim untuk berkoordinasi dalam mengerjakan task yang ada.

Jenis Deliverables

1.   Internal Deliverables

Ini adalah deliverables yang digunakan oleh tim proyek untuk memantau dan mengelola kemajuan proyek. Contohnya adalah jadwal proyek, rencana anggaran, dan laporan status. Internal deliverables merupakan dokumen yang merupakan objective dari proyek namun tidak diberikan kepada klien.

2.   External Deliverables

Deliverables ini diberikan kepada pemangku kepentingan eksternal, seperti klien atau pelanggan. Produk akhir atau layanan yang dihasilkan oleh proyek adalah contoh deliverables eksternal. Hasil deliverables eksternal biasanya merupakan prioritas tertinggi bagi sebuah perusahaan, karena hal inilah yang menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.

3.   Strategic Deliverables

Strategic deliverables dapat berupa internal maupun eksternal yang merupakan hasil atau produk yang dihasilkan sebagai bagian dari sebuah strategi bisnis atau rencana strategis. Strategic deliverables dapat berupa berbagai jenis dokumen, produk, atau tindakan yang mendukung pencapaian tujuan strategis perusahaan.

Peran Deliverables dalam Proyek

1.   Memantau Progress

Deliverables membantu untuk mengukur sejauh mana proyek telah berjalan. Fitur ini juga membantu untuk melacak apakah proyek berjalan sesuai dengan tenggat waktu yang ditentukan atau mengalami hambatan.

2.   Manajemen Risiko

Dengan adanya deliverables yang baik, dapat membantu untuk mendeteksi kemungkinan risiko yang mungkin timbul dalam proyek. Hal ini memungkinkan untuk merencanakan langkah – langkah untuk mengurangi risiko yang akan muncul.

3.   Transparansi

Deliverables memberikan keterbukaan dalam suatu proyek atau bisnis. Hal ini memungkinkan untuk semua stakeholders dapat melihat progress yang telah dicapai dan apa yang harus dikerjakan selanjutnya.

4.   Pengambilan Keputusan

Deliverables dapat dijadikan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan. Melalui deliverables, dapat menilai apakah proyek dapat dilanjutkan, mengubah strategi proyek, atau menghentikan proyek.

5.   Evaluasi Kinerja

Dalam waktu jangka panjang, deliverables dapat digunakan untuk membantu mengevaluasi kinerja bisnis secara keseluruhan. Deliverables dapat membantu untuk memahami apa yang telah dicapai dalam pertumbuhan, profitabilitas, dan keberlanjutan bisnis.

Tahapan dalam Mengembangkan Deliverables

Pengembangan deliverables sebuah proyek merupakan suatu proses penting untuk memastikan bahwa hasil akhir sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan. Tahapan dalam mengembangkan deliverables dapat bervariasi, namun umumnya melibatkan langkah – langkah berikut:

1. Memahami tujuan proyek

2. Perencanaan proyek

3. Pengumpulan persyaratan

4. Membuat desain deliverables

5. Pengembangan

6. Pengujian

Tantangan dalam Mengelola Deliverables            

1.   Perubahan Lingkup Proyek

Perubahan dalam lingkup proyek lingkungan eksternal seperti perubahan regulasi atau kebijakan, dan perubahan pasar dapat mempengaruhi pengembangan deliverables.

2. Kualitas

Memastikan agar deliverables memenuhi standar kualitas yang telah ditentukan merupakan suatu tantangan yang seringkali memerlukan waktu dan upaya tambahan.

3. Keterlibatan Stakeholders

Jika stakeholders tidak terlibat secara aktif dalam proyek dan tidak memberikan feedback yang cukup, makan akan mempengaruhi pengembangan deliverables. Ekspektasi yang diberikan oleh stakeholders jika berubah selama proyek berlangsung, dapat mengganggu perkembangan deliverables.

Peranan Penting Fitur Deliverables dalam Tomps Project

Fitur deliverables memiliki peran penting dalam perencanaan, pelaksanaan, dan manajemen proyek. Fitur ini dapat membantu berperan dalam proses mengukur, pengendalian dan memastikan kesuksesan proyek.

1. Deliverables memberikan keterbukaan dalam suatu proyek, sehingga semua pihak yang berkepentingan (stakeholders) dapat dengan jelas memahami proyek tersebut.
2. Fitur deliverables juga dapat membantu untuk mengendalikan produk atau layanan yang sedang dikembangkan. Setiap produk umumnya memiliki standar kualitas tersendiri, sehingga fitur ini dapat membantu untuk memastikan bahwa produk memenuhi standar yang telah ditetapkan.
3. Deliverables dapat membantu secara tepat mengukur progress suatu proyek dengan mengidentifikasi bagian tertentu suatu pekerjaan yang harus diselesaikan. Dengan fitur ini, membantu tim untuk dapat melacak perkembangan proyek.
4. Deliverables dapat dijadikan sebagai salah satu alat komunikasi yang penting. Contohnya, deliverables membantu tim untuk mengkomunikasikan tentang apa yang telah dicapai, sedang dikerjakan, dan apa yang harus diselesaikan selanjutnya.
5. Ketika proyek telah selesai, fitur deliverables dapat membantu untuk mengukur evaluasi akhir. Fitur ini dapat membantu menilai apakah proyek tersebut telah mencapai tujuan akhir yang diharapkan.

Kesimpulan

Deliverables merupakan hasil atau produk yang dihasilkan suatu proyek dan memiliki peran yang sangat penting dalam proyek. Deliverables berperan sebagai titik fokus utama yang memungkinkan tim dan pemangku kepentingan untuk mengukur kemajuan, memahami apa yang telah dicapai, dan memastikan proyek berjalan dengan sesuai harapan. Deliverables tidak hanya berperan sebagai hasil akhir produk dari proyek, namun juga sebagai alat pengelolaan yang penting untuk memastikan proyek berjalan sesuai dengan rencana dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Aplikasi Tomps Project menyediakan fitur deliverables yang dapat membantu dalam manajemen proyek. Melalui fitur deliverables dalam Tomps Project, dapat mengoptimalkan proyek agar dapat mencapai hasil yang telah ditargetkan dan memastikan keberhasilan dalam pengelolaan proyek dengan efisien. Tomps Project menghadirkan fitur deliverables yang terdefinisi dengan jelas, membantu dalam menilai perkembangan proyek, menjaga kualitas pekerjaan, serta mengenali kemungkinan risiko dan langkah-langkah pengurangan risiko yang dibutuhkan. Di samping itu, fitur ini menjadi landasan untuk berkomunikasi dengan seluruh pihak yang terkait dalam proyek, mendukung proses pengambilan keputusan, dan bisa dimanfaatkan untuk mengevaluasi kinerja bisnis dalam jangka panjang. Tomps Project dapat membantu suatu usaha untuk mengelola deliverables bagi suatu proyek. mengetahui dan memahami manfaat dari deliverables yang dihadirkan oleh Tomps Project, tim proyek dapat meningkatkan efektivitas mereka dalam membuat perencanaan, menjalankan dan mengevaluasi proyek yang sedang berjalan hingga hasil akhirnya dapat mendukung capaian dari tujuan bisnis yang diinginkan.

Referensi

Co Amplifi. (2021, November 23). Why are Project Deliverables Important to Deadlines and Success? - coAmplifi. Coamplifi.com. https://coamplifi.com/why-are-project-deliverables-important-to-deadlines-and-success/

Corbin, M. (2022, February 20). How to Define Deliverables in Project Management (+ Examples). Official Teamly Blog - Official Teamly Blog - Your Project Management Resource. https://www.teamly.com/blog/project-deliverables/#a_definition_of_deliverables_in_project_management

Indeed. (2023). What are project deliverables? Indeed.com. https://www.indeed.com/perusahaan/c/info/what-are-project-deliverables

Kusumawardani, F. (2009). Analisis Project Cost Variance di Perusahaan. Lib.ui.ac.id; Universitas Indonesia Library. https://lib.ui.ac.id/file?file=digital/123026-T%2026143-Analisis%20project-Literatur.pdf

Saraev, N. (2022, July 30). Project Deliverables: Definition And Examples. Day.io. https://day.io/blog/project-deliverables-definition-and-examples/#:~:text=Internal%20deliverables%20are%20non%2Dclient,isn't%20for%20the%20client