Banyak orang merasa ketakutan dan khawatir jika dipilih menjadi manajer dari suatu proyek. Salah satu penyebab nya ialah mereka merasa bingung harus mulai darimana dan bagaimana cara mengatasi proyek tersebut?

Project Management atau biasa disebut mengelola proyek merupakan suatu pekerjaan yang tidak mudah. Suatu tim berusaha untuk bekerja lebih efisien, hal tersebut sering kali berarti menghilangkan peran manajer proyek itu sendiri.

Untuk dapat menjadi proyek manajer ada beberapa hal yang harus dipersiapkan agar nantinya proyek tersebut berjalan dengan baik antara lain :

1. Mendapatkan Alat yang Dibutuhkan

Bagian penting dari manajemen proyek adalah alat yang digunakan. Kalender, daftar tugas, perangkat lunak manajemen proyek (project management software), dan produk Microsoft Office adalah dasar yang kita perlukan.

Pertimbangkan juga menggunakan aplikasi untuk ponsel atau tablet jika kita berencana untuk mengerjakan proyek dari jarak jauh. Ada banyak opsi untuk aplikasi yang dapat diakses secara online melalui smartphone dan tablet, yang dapat disinkronkan di seluruh perangkat. Ini tidak wajib, tetapi bisa dijadikan pilihan.

2. Mempunyai Jadwal Khusus untuk Proyek

Sebagai seorang proyek manajer kita harus selalu mampu mengatur waktu dan menjadwalkan dengan baik, kita juga mungkin diminta untuk mengundang semua pemangku kepentingan lainnya, yang dapat mencakup manajemen tingkat tinggi atau kepemimpinan eksekutif. Diskusikan hal ini dengan atasan untuk memastikan semua pihak yang diperlukan terlibat.

Perencanaan jadwal meeting juga harus dibuat. Diskusikan apakah Anda berencana mengadakan pertemuan mingguan, dua mingguan, atau bulanan dan jika tim yang terlibat dapat berpartisipasi dalam jenis jadwal yang kita usulkan.

Selama pertemuan, hal-hal seperti tujuan proyek, tenggat waktu, dan sumber daya lain yang mungkin diperlukan harus dibahas. Memastikan bahwa Anda memiliki informasi kontak untuk semua orang yang terlibat juga penting.

3. Memiliki Catatan Laporan yang Rapih dan Tertata

Apabila kita sedang rapat, di telepon, atau berbicara langsung dengan anggota tim proyek, catatlah. Kita kadang merasa akan mengingat semua yang dikatakan dan setiap detail, namun besar kemungkinan sesuatu akan terlupakan, atau hanya teringat sebagian.

Membuat catatan yang layak dan bahkan mengirimkan notulen rapat kepada tim setelah meeting akan memastikan bahwa semua orang mengetahui apa yang dibahas termasuk perincian, tanggal, dan update yang relevan.