Setiap pemilik atau manajer gedung pasti membutuhkan pengelolaan gedung secara teratur. Gedung bisa digunakan untuk tempat tinggal, perkantoran, gedung komersial, gudang, dan masih banyak lagi, semuanya membutuhkan pengelola. Pengelola gedung adalah salah satu elemen penting untuk menjaga fungsinya tetap baik dan aman bagi penghuninya. Cari tahu definisi, jenis, dan keunggulan pengelola gedung di bawah ini!

Apa Itu Pengelola Gedung?

Dilansir dari dwijayakarya, Pengelola gedung adalah sistem atau staf yang bertanggung jawab dalam proses pengawasan dan pemeliharaan infrastruktur fisik suatu bangunan, termasuk fasilitas, sistem, dan peralatannya. Ini mencakup semua hal di dalam gedung, seperti elevator, sistem penerangan, sistem keamanan, pipa, dan masih banyak lagi. Pengelolaan gedung yang efektif memerlukan perencanaan, pelaksanaan, dan pemeliharaan yang berkelanjutan, semuanya dilakukan dengan cermat untuk menjamin keselamatan, kenyamanan, dan efisiensi penghuni gedung.

Jenis Pengelolaan Gedung

Setidaknya ada 4 jenis pengelolaan gedung, yaitu: 1. Pengelolaan Gedung Komersial Jenis yang pertama ini melibatkan gedung perkantoran, pusat perbelanjaan, dan beragam properti komersial lainnya. 2. Pengelolaan Bangunan Tempat Tinggal Jenis yang kedua melibatkan pengelolaan apartemen, kondominium, dan properti lainnya yang difungsikan sebagai tempat tinggal. 3. Pengelolaan Fasilitas Jenis pengelolaan gedung yang ketiga ini melibatkan pengelolaan fasilitas spesifik yang ada di dalam gedung, seperti laboratorium, pusat data, dan pabrik. 4. Pengelolaan Real Estat Milik Korporat Jenis pengelolaan gedung yang terakhir melibatkan pengelolaan portofolio real estat milik perusahaan, termasuk penyewaan gedung, akuisisi, hingga pelepasan properti.

Praktik Terbaik Pengelolaan Gedung

Berikut ini beberapa praktik terbaik pengelolaan gedung yang dapat diterapkan di berbagai jenis gedung: 1. Perawatan Reguler Gedung membutuhkan perawatan secara reguler, mulai dari fasilitasnya, sistem, hingga peralatan yang esensial di dalamnya. Perawatan reguler memastikan ketiganya berfungsi secara efisien dan aman. Aktivitasnya termasuk inspeksi, membersihkan, dan reparasi masalah sesegera mungkin begitu masalahnya muncul. 2. Pengelolaan Energi Pihak pengelola gedung perlu memprioritaskan efisiensi energi untuk menghemat biaya listrik, tapi juga untuk menjaga lingkungan. Gunakan lampu LED, teknologi IoT, dan teknologi pintar lainnya yang mampu mengurangi konsumsi energi secara signifikan tapi tidak mempengaruhi produktivitas para penghuni gedung, justru meningkatkannya secara signifikan. 3. Pengelolaan Sistem Keamanan Selain efisiensi energi, pihak pengelola gedung juga harus memprioritaskan sistem keamanan. Salah satu caranya adalah dengan menerapkan kontrol terhadap akses di dalam gedung tersebut. Gunakan CCTV di area yang dibutuhkan, serta gunakan sistem alarm. 4. Meningkatkan Komunikasi Mengelola gedung dengan baik artinya para staf dan terutama manajer pengelola gedung harus menciptakan komunikasi yang terbuka. Ini adalah salah satu praktik terbaik pengelolaan gedung karena komunikasi yang baik memastikan semua kebutuhan gedung dapat dipenuhi dengan baik dan sesegera mungkin. 5. Aktivitas Ramah Lingkungan Dalam mengelola gedung, saat ini para pengelola dan manajernya sudah banyak yang mengedepankan keberlanjutan lingkungan. Ada banyak cara untuk mewujudkannya, antara lain adalah dengan menerapkan program daur ulang, mengurangi limbah, dan menggunakan beragam bahan yang lebih ramah lingkungan dalam konstruksi dan pemeliharaan gedung.

Keunggulan Pengelolaan Gedung

Berikut ini beberapa keunggulan pengelola gedung yang sangat penting: 1. Meningkatkan Efisiensi Energi Salah satu keunggulan sistem pengelolaan gedung adalah mampu meningkatkan efisiensi energi. Dengan mengintegrasikan dan mengendalikan berbagai peralatan maka manajemen gedung dapat dioptimalkan sehingga penggunaan energi di seluruh gedung pun lebih efektif dan efisien. Diperkirakan gedung dapat melakukan penghematan sebesar 5-15%. 2. Pemeliharaan Gedung yang Lebih Baik Sistem pengelolaan gedung akan meningkatkan kualitas pemeliharaan dengan cara menyediakan pemantauan secara real time terhadap berbagai sistem bangunan. Hal ini memungkinkan pengelola gedung untuk memvisualisasikan masalah di dalam gedung dari jarak jauh. Berkat pengumpulan data secara terpusat, maka apabila terjadi malfungsi di dalam gedung akan dapat terdeteksi dengan baik dan lebih cepat dari biasanya. Misalnya jika ada AC yang tidak berfungsi, maka sistem akan mendeteksi dan melaporkan kesalahannya. 3. Meningkatkan Kenyamanan dan Keamanan Sistem pengelolaan gedung dapat meningkatkan kenyamanan dan keamanan penghuni gedung tersebut. Pengelolaan gedung yang baik memastikan bahwa gedung berada di suhu yang tepat, pencahayaannya cukup, dan sistem keamanannya berfungsi dengan baik. Saat ini software pengelolaan gedung kebanyakan menawarkan fitur peringatan secara otomatis berupa email atau SMS. Misalnya jika terjadi kesalahan di peralatan atau sistem yang kritis, maka email akan dikirim langsung ke manajer pengelolaan atau pihak yang bertanggung jawab di gedung tersebut. 4. Meningkatkan Produktivitas Sistem pengelolaan gedung dapat meningkatkan produktivitas penghuni gedungnya, terutama kalau gedung digunakan sebagai tempat kerja. Alasannya karena pengelolaan gedung mampu menghemat waktu yang berharga bagi staf pengelola, memungkinkan mereka untuk lebih fokus pada tugas-tugas yang nilainya lebih tinggi, memperkaya pemahaman mereka tentang sistem sehingga dapat membuat keputusan yang taktis. Staf lain yang berada di gedung dengan pengelolaan yang baik juga akan meningkat produktivitasnya. Pekerjaan mereka tidak akan terhambat karena ada fungsi yang terhenti atau ada alat yang rusak di dalam gedung. 5. Menjaga Keberlangsungan Lingkungan Penerapan sistem pengelolaan gedung yang baik memungkinkan pihak manajemen gedung mau menghadapi berbagai tantangan lingkungan dan memberi manfaat bagi lingkungan. Citra perusahaan pun jadi semakin baik karena keberlangsungan lingkungan akan terjaga dengan baik. Misalnya, gedung yang dikelola dengan baik mampu menghemat penggunaan listrik. Dengan begitu, secara otomatis operasional gedung langsung berdampak pada lingkungan dalam jumlah yang signifikan. Akan lebih baik lagi kalau pengelolaan sistem ini dapat mempengaruhi komunitas. 6. Mencapai Return of Investment Meskipun biaya yang dibutuhkan di awal penerapan pengelolaan gedung mungkin akan cukup besar, tapi manfaat jangka panjangnya jauh lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan. Dengan meningkatkan efisiensi energi, mengurangi biaya pemeliharaan, dan meningkatkan produktivitas, maka sistem pengelola gedung dapat memberi laba dari investasi ini dari waktu ke waktu.

Selain itu, penerapan sistem pengelolaan gedung juga dapat membantu pemilik dan pengelola gedung untuk memenuhi persyaratan peraturan, menghindari perusahaan terkena denda yang mahal, dan meningkatkan dampak mereka bagi keberlangsungan lingkungan.

Setelah memahami kelebihan manajemen gedung, kita jadi lebih memahami bahwa pengelola gedung adalah hal yang sangat esensial untuk menjaga fungsi dan keamanan sebuah gedung. Saat ini kita dapat mengelola gedung dengan lebih sistematis dengan bantuan software pengelola gedung yang dapat diakses secara digital.

Tomps dari Telkom Indonesia menghadirkan solusi terbaik untuk manajemen aset, proyek dan gedung melalui satu platform saja. Memantau secara real time jadi jauh lebih mudah, begitu juga dengan membuat laporan. Layanan Tomps sudah digunakan beragam perusahaan bergengsi, langsung saja kunjungi website Tomps untuk info lebih lanjut!