Manajemen perkantoran adalah pekerjaan besar dan melibatkan banyak pemangku kepentingan. Ini lebih dari sekadar membagikan perlengkapan kantor dan menangani tugas-tugas administratif lainnya — ini sebenarnya tentang memastikan bahwa kantor modern Anda dan semua orang di dalamnya bekerja secara harmonis.

Ketika membicarakan tentang manajemen kantor, kita benar-benar berbicara tentang efisiensi kantor dan semua aspek yang menjadi faktor dalam kinerja efektif pekerjaan kantor. Manajemen kantor melibatkan koordinasi kegiatan kantor dan membantu menjaga kepuasan karyawan. Kata kuncinya di sini adalah efisiensi dan efektivitas – ketika bisnis dikelola dengan baik, ada kontrol atas kegiatan kantor, pengurangan biaya perusahaan, karyawan yang bahagia, dan koordinasi semua kegiatan perusahaan.

Apa itu Manajemen Perkantoran?

Manajemen perkantoran melibatkan perencanaan, desain, pelaksanaan pekerjaan dalam suatu organisasi dan kantornya. Ini termasuk menciptakan lingkungan kerja yang terfokus, dan membimbing dan mengoordinasikan kegiatan personel kantor untuk mencapai tujuan bisnis. Kegiatan ini dievaluasi dan disesuaikan untuk meningkatkan dan mempertahankan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas.

Melansir dari Wester Governor University, manajemen kantor adalah pekerjaan yang berfokus pada peningkatan produktivitas, efisiensi, dan kondisi kerja di dalam kantor. Ini mungkin melibatkan berbagai tanggung jawab, termasuk mengelola tempat kerja modern, menangani peralatan kantor, membangun lingkungan kantor yang hangat, mengelola anggaran kantor, menyambut pengunjung dan karyawan baru ke ruang kerja, mengatur kegiatan di kantor dan acara di luar lokasi untuk personel kantor, merencanakan dan memesan perjalanan untuk staf, mengelola komunikasi internal, memperoleh perabot kantor, dan banyak lagi.

Office Manager adalah jabatan khusus yang pekerjaannya akan sangat bervariasi dari perusahaan ke perusahaan, tergantung pada industri, ukuran perusahaan, dan susunan departemen lain. Administrasi kantor akan sangat berbeda tergantung pada apakah Anda bekerja untuk bisnis besar atau kecil.

Ada sejumlah judul alternatif untuk peran tersebut seperti:

-Manajer Tempat Kerja

-Kepala Operasional Kantor

-Manajer Fasilitas

-Direktur Administrasi

Mengapa Manajemen Perkantoran Penting?

Setiap kantor membutuhkan seperangkat aturan dasar agar tetap teratur dan efisien. Penting untuk memastikan bahwa Anda memiliki dasar-dasar sebelum menambahkan proses yang lebih kompleks. Jika Anda memiliki pemahaman dasar tentang apa yang dibutuhkan untuk kantor yang berfungsi dengan baik, maka akan mudah untuk mengidentifikasi titik-titik masalah dan menemukan solusinya. 

Melansir dari Inspire London College, ada empat elemen penting dari manajemen kantor termasuk perencanaan, pengorganisasian, memimpin, dan mengendalikan.

Perencanaan berkaitan dengan menentukan tujuan keseluruhan dan jadwal perusahaan. Pengorganisasian menyiratkan pengaturan prosedur, sumber daya, dan sistem untuk mengelola setiap komponen bisnis. Memimpin mengacu pada mengelola orang, seperti memastikan proyek selesai tepat waktu dan tugas jelas. Mengontrol adalah tentang mengalokasikan sumber daya dengan bijak, mengendalikan biaya, dan memenuhi tenggat waktu. Setiap elemen juga mencakup tanggung jawab khusus yang perlu dijaga agar mereka dapat bekerja sama secara harmonis dalam lingkungan kantor.

Planning

Perencanaan melibatkan pengembangan strategi untuk masa depan dan tindakan yang mungkin diperlukan dalam waktu dekat atau jauh. Tanpa perencanaan yang tepat, tidak ada cara untuk mengetahui bagaimana dan kapan kantor dapat disusun. Rencana tersebut harus mendefinisikan nilai-nilai, misi, dan visi perusahaan untuk mengirim pesan yang jelas kepada anggota staf serta pihak luar.

Organizing

Pengorganisasian melibatkan pengaturan kantor dengan sistem yang memastikan bahwa semua yang dibutuhkannya diurus. Ini melibatkan desain, perencanaan, dan pengelolaan area kerja. Ini juga melibatkan memastikan bahwa ada ruang yang cukup tersedia untuk penggunaan internal dan eksternal oleh anggota staf. Setelah area berada di tempat, maka mereka harus dikelola untuk memastikan bahwa mereka tetap terorganisir dan berjalan secara efisien. Ini juga berarti bahwa harapan kinerja orang akan terpenuhi karena mereka akan memiliki area khusus untuk melakukan pekerjaan mereka.

Leading

Memimpin melibatkan memastikan bahwa karyawan menyadari apa tujuan perusahaan dan bagaimana mereka dapat dicapai. Ini melibatkan komunikasi dengan anggota staf, memastikan bahwa tujuan terpenuhi, dan memberikan penghargaan atas kerja keras mereka.

Controlling

Pengendalian melibatkan melihat semua aspek bisnis untuk memastikannya berjalan dengan cara yang hemat biaya dan efisien. Aspek yang paling penting dari pengendalian adalah mengukur kinerja sehingga dapat ditingkatkan seperlunya.

Manajemen kantor telah dikaitkan dengan beberapa aspek bisnis. Secara tradisional dipandang sebagai proses yang terlibat dalam menciptakan, memelihara, dan mengendalikan sumber daya manusia organisasi. Secara tradisional, telah menjadi tanggung jawab manajer dalam suatu organisasi atau personil pendukung kantor eksternal untuk melaksanakan tugas-tugas ini. Namun, dengan munculnya TI, sekarang mungkin bagi program komputer untuk membantu beberapa bagian dari proses ini karena lebih mudah untuk mengotomatisasi sebagian besar fungsi.

Bagaimana konsep manajemen perkantoran berubah?

Manajemen perkantoran telah berkembang pesat dalam beberapa tahun terakhir. Karyawan ini telah berubah dari resepsionis dan sekretaris yang bertugas membuat fotokopi dan menyampaikan pesan, sekarang menjadi peran tingkat yang lebih strategis di perusahaan.

Banyak manajer kantor sekarang bertemu dengan staf senior secara teratur karena mereka dibebankan dengan keputusan penting seperti lokasi kantor, peningkatan produktivitas, dan banyak lagi.

Jenis Pekerjaan Manajemen Kantor

Ada berbagai pekerjaan manajemen kantor, namun, tugas dasar para manajer ini sangat mirip. Selain mengawasi kelancaran administrasi perusahaan, memastikan bahwa persediaan yang dibutuhkan disediakan dan peralatan kantor berfungsi dengan baik, manajer kantor terkadang dapat mempekerjakan, memecat, melatih, dan mempromosikan karyawan.

Manajemen Kantor Perusahaan

Pekerjaan manajemen kantor perusahaan termasuk manajer di setiap cabang perusahaan tertentu. Manajer distrik (biasanya berlokasi di kantor pusat) mengawasi semua manajer cabang lainnya, oleh karena itu bepergian antar lokasi cabang perusahaan sering kali merupakan aspek utama dari pekerjaan itu. Selain itu, manajer kantor perusahaan merencanakan pendekatan organisasi baru untuk sumber daya manusia dan kampanye pemasaran.

Manajemen Kantor Hukum

Pekerjaan manajemen kantor hukum membutuhkan pengalaman hukum praktis dan pemahaman yang luas tentang prosedur hukum. Manajer kantor hukum mengawasi asisten administrasi hukum praktik, manajemen penggajian, dan departemen sumber daya manusia perusahaan.

Manajemen Kantor Virtual

Daripada bekerja untuk satu bisnis pada satu waktu sebagai karyawan penuh waktu, manajer kantor virtual sering bekerja untuk beberapa perusahaan kecil paruh waktu. Hal ini disebabkan oleh kecenderungan usaha kecil untuk mengontrak pekerjaan manajemen kantor virtual. Tidak mengherankan bahwa pekerjaan jarak jauh dari semua kaliber sedang meningkat, oleh karena itu manajer kantor virtual adalah pilihan yang menarik untuk bisnis kecil yang terus berkembang yang belum memerlukan manajer kantor di tempat.

Manajemen Kantor Medis

Manajemen kantor medis membutuhkan pengetahuan rinci tentang anatomi dan prosedur laboratorium, serta undang-undang perawatan kesehatan. Manajer kantor medis biasanya bekerja di kantor dokter, di mana mereka mengawasi semua asisten medis. Tanggung jawab penting tambahan termasuk kerahasiaan pasien dan pembuangan limbah medis yang tepat.

List Aplikasi Manajemen Perkantoran Terbaik

1.Tomps Building 

Tomps hadir sebagai sistem manajemen berbasis web dan mobile yang dirancang untuk melakukan perencanaan, kontrol, dan monitoring secara real-time yang membantu individu dan organisasi dalam mengelola operasional dan aktivitas mereka secara lebih efektif.

Di mana Tomps Building memberikan layanan pengelolaan tenant, gedung, dan teknisi. Terciptanya kemudahan dalam mengelola operasional bangunan, residensial, industri dan komersial dengan berbagai fitur yang tersedia seperti pengawalan kegiatan, pengelolaan dan penggunaan material.

2.Workstyle OS 

WorksstyleOS membantu perusahaan untuk menghubungkan rekan tim dan manajer dalam cara-cara baru lingkungan kerja; kerja jarak jauh dan hotdesking/hoteling.

3.Ecount

Sistem pengelolaan manajemen perkantoran dengan software yang telah distandarisasi. ECOUNT ERP menyediakan layanannya untuk berbagai jenis industri melalui satu program yang distandarisasi.