Kesalahan dalam dunia proyek pasti akan selalu ditemukan, meskipun perencanaan sudah dilakukan dengan sangat teliti. Namun, perlu diperhatikan bahwa proyek harus diupayakan agar dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Salah satu caranya dengan menggunakan time schedule dalam manajemen proyek, yang mana dalam hal ini time schedule mengendalikan pelaksanaan proyek agar tetap tertata, terukur, dan terarah secara menyeluruh. Dalam konteks ini, time schedule juga berarti mengatur proyek baik dari waktu penyelesainnya, durasi kerja dan perkiraan waktu selesainya suatu proyek.

Memahami Arti Time Schedule dalam Manajemen Proyek

Semua proyek membutuhkan manajemen waktu yang terorganisir untuk merefleksikan dan mengimplementasikan rencana proyek mereka. Proyek yang lebih besar mungkin memiliki beberapa jadwal yang memerlukan sistem penjadwalan formal. Tetapi bahkan proyek terkecil sekalipun harus memiliki setidaknya, jadwal induk proyek satu halaman untuk memandunya.

Dalam dunia global yang terus meningkat, persepsi waktu tetap menjadi sesuatu yang mengakar kuat dalam budaya dan tradisi.

Melansir dari PMI, Time schedule merupakan salah satu parameter berhasilnya suatu proyek. Apabila time schedule dijalankan dengan baik maka akan berpengaruh pada mutu suatu pekerjaan yang baik pula. Maka dari itu time schedule memiliki peranan yang sangat penting dalam suatu proyek.

Dengan time schedule, Anda jadi tahu pedoman waktu saat mencari sumber daya manusia yang dibutuhkan saat proyek berlangsung, yang mana juga memberikan spesifikasi pekerjaan di dalamnya. Selain itu, time schedule menjadi acuan pelaksanaan proyek agar tercapai sesuai dengan target waktu, serta mengontrol kinerja pekerja yang menjadi pedoman awal dan akhir dari keseluruhan proyek. Hingga yang terakhir, untuk mengamati laju progress suatu proyek dan meminimalisir kendala agar tidak terjadi.

Manfaat Menggunakan Time Schedule dalam Manajemen Proyek

Time schedule sangat membantu manajer proyek dalam mengontrol seluruh aktivitas pekerjaan. Untuk menentukan time schedule apa saja yang diperlukan dalam suatu proyek, manajer proyek harus paham apa saja jenis time schedule dan kegunaannya.

Berdasarkan Project Management Body of Knowledge Guide (PMBOK Guide) penjadwalan proyek menyediakan rencana rinci yang mewakili bagaimana dan kapan proyek akan mengirimkan produk, layanan, dan hasil yang ditentukan dalam ruang lingkup proyek dan berfungsi sebagai alat untuk komunikasi, mengelola harapan, dan sebagai dasar untuk pelaporan kinerja.

Melansir dari PMI, memahami tujuan dari jadwal proyek. Secara umum, tujuan dari jadwal proyek adalah untuk menyediakan “peta jalan” yang berguna yang dapat digunakan oleh manajer proyek dan tim proyek untuk membantu mereka menyelesaikan proyek dengan sukses. Namun, jenis jadwal yang sesuai untuk digunakan pada tahap awal proyek besar ketika kelayakan keseluruhan sedang ditetapkan berbeda dari jenis jadwal yang diperlukan untuk mengoordinasikan pekerjaan di ruang pabrik utama.

Jadwal proyek menunjukkan apa yang perlu dilakukan, sumber daya mana yang harus digunakan, dan kapan proyek tersebut jatuh tempo. Ini adalah jadwal yang menguraikan tanggal mulai dan berakhir serta tonggak yang harus dipenuhi agar proyek selesai tepat waktu. Jadwal proyek sering digunakan dalam hubungannya dengan struktur rincian kerja atau yang seringkali disebut WBS (work breakdown structure) untuk mendistribusikan pekerjaan di antara anggota tim. Jadwal proyek harus diperbarui secara berkala untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang status proyek.

Jenis Time Schedule dalam Manajemen Proyek

Dilansir dari PMI, time schedule berkisar pada pendekatan yang tepat untuk pengembangannya. Pendekatan ini harus terstruktur dengan cara yang mudah dipahami namun memberikan detail yang cukup bagi yang berpengalaman untuk mengumpulkan persyaratan yang digunakan. Pendekatan ini menyediakan struktur untuk menerapkan praktik terbaik yang telah terbukti untuk membangun jadwal yang dapat dieksekusi. Beberapa jenis time schedule dalam manajemen proyek, adalah berikut:

Jadwal Waktu Tertentu

Jenis ini dimaksudkan adalah menyusun time schedule yang dapat ditentukan dalam skala harian, mingguan, bulanan, ataupun tahunan.

Bar Chart

Bar Chart atau dapat disebut diagram batang adalah sekumpulan list kegiatan yang dirancang dalam arah kolom vertical dan waktu disusun pada arah horizontal.

Bar Chart digunakan dengan tujuan mengidentifikasi unsur waktu dan urutan dalam merencanakan suatu aktivitas, yang terdiri dari waktu mulai, waktu penyelesaian dan waktu pelaporan.

Kurva S

Kurva S dapat dibuat dalam keseluruhan kegiatan proyek. Kurva S menunjukkan kemajuan proyek berdasarkan aktivitas, waktu, dan bobot kerja.

Kurva S berguna untuk memonitoring kemajuan pekerjaan dalam pelaksanaan proyek, untuk memberi manfaat dalam bukti laporan.

Gantt Chart

Model penjadwalan yang menunjukkan item pekerjaan terhadap waktu pelaksanaan dalam bentuk diagram batang. Gantt chart berguna untuk menyampaikan informasi urutan pekerjaan dan informasi mengenai kemajuan proyek berdasarkan jadwal yang sudah ditetapkan.

EVM atau EVA

Earned Value Management (EVM) atau Earned Vaiue Analysis (EVA) adalah model time schedule yang menunjukkan pengukuran kinerja terhadap waktu dan biaya suatu proyek.

Perencanaan Jaringan

Jika ingin menggunakan jadwal waktu dalam bentuk diagram jaringan, jadwal waktu dapat digunakan sebagai Perencanaan Jaringan. Model yang digunakan dalam pelaksanaan proyek dan instrumen model pengukuran jadwal proyek dengan menggunakan logika jaringan.

Distribusi Sumber Daya Terjadwal

Misalnya, jadwal waktu terakhir adalah distribusi sumber daya. Model penjadwalan ini merupakan perpanjangan dari yang sebelumnya, dengan penekanan pada sumber daya yang akan digunakan selama proses. berfungsi untuk memberikan informasi mengenai target alokasi sumber daya berdasarkan item-item yang akan direncanakan selama pelaksanaan suatu proyek kerja. sehingga dapat menghindari pemborosan waktu dan sumber daya di lapangan secara keseluruhan.

Itu dia ulasan mengenai pentingnya time schedule di dalam manajemen proyek. Semoga menambah wawasan Anda guna menciptakan kualitas manajemen proyek yang lebih baik.

Perbarui selalu informasi terkini tentang manajemen proyek di sini bersama Tomps.id, Unggulan untuk segala proyek!