Apakah Tom-Mates sering terkendala menjaga produktivitas tim dalam menjalankan manajemen proyek selama ini? Secara umum dalam menjalankan manajemen proyek, menjaga proses perencanaan yang baik akan menjadi penentu keberlangsungan proyek kedepannya. Adapun jika perencanaan sudah baik tanpa eksekusi dan kontrol yang tepat akan membuat proyek berjalan jauh dari perencanaan semula.

Berikut 5 tips meningkatkan produktivitas tim manajemen proyek yang wajib anda praktekan, yaitu :

1. Pastikan perencanaan proyek memiliki peta atau petunjuk yang jelas bagi semua stakeholder

Perencanaan proyek yang sudah ditetapkan harus memiliki peta atau petunjuk yang jelas bagi semua stakeholder. Dengan adanya memiliki peta atau petunjuk yang jelas, setiap stakeholder akan menjalankan tugas, peran dan tanggung jawab masing-masing agar tujuan bersama dapat tercapai. Seringkali dalam sebuah proyek sering terhambat bukanlah karena faktor eksternal semata namun faktor internal yang belum memahami peta atau petunjuk dari sebuah proyek akan dibawa kemana. Sebuah proyek dapat berjalan dan selesai tepat waktu dengan partisipasi semua stakeholder. Disinilah peran seorang proyek manajer untuk mengkomunikasi agar stakeholder paham dan bisa diajak bekerjasama demi kelangsungan proyek berjalan sesuai perencanaan.

2. Tetapkan milestone untuk mengukur produktivitas manajemen proyek

Setelah membuat rencana besar untuk proyek, pecahlah rencana tersebut menjadi langkah-langkah kecil agar mempermudahkan Anda dalam mengukur setiap pencapaian yang mendekatkan Anda pada rencana besar semula. Gunakan daftar pencapaian langkah-langkah lecil Anda untuk menetapkan tujuan yang lebih kecil dan tugas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan keseluruhan. Tetapkan kerangka waktu yang dapat diterima, dengan mempertimbangkan produktivitas manajemen proyek, ketersediaan, dan efisiensi anggota tim proyek. Milestone Anda seharusnya memiliki :

• Jelas, singkat, dan ditulis dengan bahasa yang mudah.
• Dinyatakan dalam jumlah atau kuantitas tertentu yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Angka atau kuantitas memudahkan orang untuk mengukur pencapaiannya.
• Realistis untuk dicapai karena menetapkan target yang tidak praktis dan tidak realistis akan membuat frustrasi dan menurunkan motivasi para pemangku kepentingan, menunda proyek, dan melampaui biaya proyek.
• Selesai dalam jangka waktu yang konkret. Jika Anda perlu menyesuaikan garis waktu untuk pencapaian Anda, catat kapan dan mengapa Anda melakukannya. Hindari membuat perubahan dalam kegelapan, seperti mengubah tenggat waktu tanpa memberi tahu tim Anda dan pemangku kepentingan penting. Pastikan Anda memahami dan mendokumentasikan setiap langkah-langkah kecil tersebut sesuai dengan perencanaan semula. Untuk memudahkan proses memantau laporan di lapangan, Anda dapat menggunakan Tomps.id untuk memanfaatkan fitur live report secara realtime dan transparan.

3. Pilihlah individu yang sesuai dengan kebutuhan tim

Agar perencanaan berjalan dengan baik, keberadaan dan peran orang yang sesuai dengan kebutuhan tim akan sangat menentukan bagaimana keberjalanan proyek. Setiap anggota tim harus memahami pekerjaan seperti apa yang harus mereka kerjakan secara efektif. Jika tidak, kesalahpahaman dapat menyebabkan proyek berjalan diluar perencaan awal yang artinya akan berdampak pada hasil final proyek tersebut. Agar semua anggota tim paham, agendakan pertemuan rutin untuk mendiskusikan strategi dan mintalah saran mereka dalam menentukan metode terbaik untuk menyelesaikan tugas. Ini tidak hanya akan membantu Anda menjadi lebih efisien, tetapi juga akan membantu Anda mendapatkan dukungan mereka karena mereka akan merasa lebih terikat dengan proses tersebut.

4. Antisipasi risiko dan ambil tindakan untuk meminimalkan dampak

Mengidenfikasi risiko sedini mungkin terhadap proyek Anda adalah kewajiban. Pertimbangkan apa yang akan Anda lakukan jika ada resiko itu terjadi dan tindakan apa yang harus dilakukan agar meminimalkan dampak yang terjadi. Terkait resiko yang kemungkinan ada Anda tidak perlu membuat rencana mundur untuk setiap potensi peristiwa negatif, tetapi Anda harus meluangkan waktu dengan tim Anda untuk melakukan brainstorming terhadap apa yang bermasalah. Menggunakan manajemen proyek seperti Tomps.id akan membantu Anda dan tim tanggap melihat resiko karena adanya fitur kontrol secara terpusat dan realtime keadaan di lapangan.

5. Siapkan anggaran untuk menunjang produktivitas manajemen proyek

Tugas berat yang harus dilakukan oleh proyek manager adalah memastikan anggaran yang direncanakan sesuai dengan biaya yang dihabiskan saat pelaksanaan proyek. Menahan diri untuk mengalokasikan sejumlah uang terhadap kebutuhan proyek sangat penting, dimana harus bisa membedakan mana untuk keperluan benar-benar butuh, butuh dan ingin. Anda mungkin perlu mencari berbagai penawaran dari beberapa vendor yang berbeda untuk menekan biaya agar sesuai dengan anggaran yang telah ditetap saat awal proyek.

Ruang kerja kolaboratif baik online atau offline, harus disiapkan untuk proyek Anda sehingga semua pihak dapat memantau perkembangannya. Pastikan Anda memiliki sistem terpusat agar stakeholder, tim dan semua yang terlibat dapat mengetahui setiap proses baik secara harian, mingguan, bulanan hingga tahunan secara mudah. Kedepan apakah Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek atau tidak, yang terpenting adalah Anda tahu bagaimana menjalankan proyek secara efektif dan efisien.