Dalam industri konstruksi, RFI adalah komponen esensial di tiap proyek yang memungkinkan stakeholder untuk berkomunikasi dan menjelaskan informasi, mengurangi risiko terjadinya eror, dan menghindari ekstra biaya yang tidak perlu. Di artikel ini kita akan membahas lengkap tentang apa itu RFI, bagaimana cara membuat RFI, dan mengelolanya secara efektif. Tentu saja ada contoh RFI juga, berikut ini penjelasannya.

Apa Itu RFI dalam Proyek?

RFI adalah singkatan dari Request for Information, atau pengajuan informasi. RFI merupakan dokumen formal yang digunakan dalam industri konstruksi untuk menjelaskan informasi dan bertanya tentang berbagai aspek terkait suatu proyek. Tujuan RFI adalah untuk memastikan bahwa semua stakeholder memiliki info yang penting agar bisa membuat keputusan yang tepat dan menghindari kesalahan yang membuang biaya. RFI berbeda dengan dokumen lainnya yang terkait dengan konstruksi, karena tujuannya untuk mengklarifikasi atau memperoleh informasi, bukan untuk membuat perubahan dalam lingkup atau hasil proyek. Dokumentasi RFI yang baik sangat penting untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam konstruksi memiliki pemahaman yang sama dan agar proyek bisa diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai dengan standar kualitas yang berlaku. Singkatnya, RFI merupakan alat yang ampuh untuk memperlancar komunikasi dan meningkatkan kolaborasi antara seluruh stakeholder dalam proyek konstruksi. Lalu kapan RFI digunakan dan bagaimana cara membuatnya?

Kapan RFI Digunakan?

RFI diperlukan dalam proyek konstruksi ketika ada kebutuhan untuk memperjelas atau memperoleh informasi tambahan mengenai suatu proyek. RFI adalah cara untuk menjaga pemahaman semua stakeholder dan memastikan bahwa setiap orang memiliki akses terhadap informasi yang mereka perlukan untuk membuat keputusan yang tepat. Beberapa contoh RFI proyek digunakan saat ada kebutuhan untuk memperjelas spesifikasi proyek, mengonfirmasi maksud desain, meminta informasi teknis, atau mengatasi kondisi lokasi yang tidak terduga. RFI juga berguna ketika ada kebutuhan untuk memperoleh info tentang jadwal proyek, anggaran, atau perubahan perintah. Penggunaan RFI dapat memberikan banyak manfaat, seperti mengurangi risiko miskomunikasi dan kesalahan, meminimalkan penundaan dan pengerjaan ulang, serta meningkatkan kualitas produk akhir. RFI juga memfasilitasi kolaborasi dan komunikasi di antara seluruh pemangku kepentingan, memastikan bahwa setiap orang mengetahui persyaratan dan perubahan proyek. Kesimpulannya, RFI diperlukan dalam berbagai situasi dalam proyek konstruksi, seperti ketika ada kebutuhan untuk mengklarifikasi informasi, meminta rincian tambahan, atau mengatasi masalah yang tidak terduga. Jika dimanfaatkan dengan baik, maka proyek akan mendapatkan hasil akhir proyek yang baik.

Bagaimana Cara Membuat RFI?

Setelah memahami kapan dan mengapa sebuah proyek harus menggunakan RFI, sekarang saatnya untuk mengetahui cara membuat RFI yang efisien. Berikut ini beberapa langkah mudah yang efektif dan efisien: Identifikasi informasi yang dibutuhkan dan kepada siapa RFI akan dikirim.

• Buat pertanyaan yang ringkas namun harus jelas dan mampu menjawab setiap kebutuhan.
• Sertakan gambar, spesifikasi atau dokumen proyek lainnya yang relevan demi konteks dan memperjelas situasi.
• Kirimkan RFI sesuai dengan protokol komunikasi dan dokumentasi yang ditetapkan.

Elemen kunci yang harus disertakan dalam RFI mencakup nama atau nomor proyek, tanggal, nomor RFI unik, informasi contact person atau tim yang mengirimkan RFI, judul atau nomor proyek, dan lain-lain. RFI yang dianggap terbaik adalah yang ringkas dan spesifik, serta menggunakan bahasa yang lugas, serta memberikan detail dan konteks yang memadai untuk memastikan pemahaman.

Cara Mengelola RFI

Setelah membuat RFI, bukan berarti pekerjaan ini telah selesai, karena harus dikelola secara efektif. Pengelolaan RFI yang tepat sangat penting untuk memastikan semua stakeholder mempunyai semua informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat dan menghindari kesalahan yang merugikan. Melacak dan mengelola RFI memerlukan sistem efektif yang memungkinkan stakeholder untuk membuat dokumentasi, meninjau, dan merespons RFI dengan cepat. Hal ini dapat mencakup penggunaan software manajemen proyek, spreadsheet, atau alat lainnya. Berikut ini beberapa tips dalam mengelola RFI yang efektif:

• Menetapkan nomor identifikasi unik untuk setiap RFI
• Membuat protokol komunikasi yang terorganisir untuk RFI
• Menetapkan jadwal untuk merespons RFI
• Menjamin semua stakeholder memiliki akses ke dokumentasi yang terkait dengan setiap RFI.

Mengelola RFI yang efektif memungkinkan tim konstruksi untuk menjamin bahwa semua informasi yang penting dapat dikumpulkan dan proyek pembangunan dapat selesai sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya, sesuai dengan anggaran, dan sesuai dengan standar kualitas yang telah ditentukan.

Hal yang Perlu Dimasukkan dalam RFI

RFI dapat diklasifikasikan menjadi beberapa kategori yang berbeda. Klasifikasi ini akan sangat memudahkan dalam komunikasi, karena stakeholder bisa membahas tiap kategori secara terperinci. Berikut ini beberapa kategori yang harus dimasukkan dalam RFI:

• Klarifikasi desain: konflik, rencana yang belum selesai, spesifikasi
• Permintaan perubahan desain: jika ada eror pada pembangunan
• Permintaan substitusi: ketersediaan material, kemudahan penggunaan alat
• Masalah konstruksi
• Kondisi lokasi yang berbeda-beda.

Kategori di atas tidak lengkap dan yang lebih penting lagi adalah memahami apa yang bukan RFI. Banyak hal yang perlu disesuaikan tapi akan lebih baik jika disampaikan atau dikomunikasikan dengan metode selain RFI. RFI tidak dimaksudkan untuk digunakan sebagai komunikasi rutin atau metode dokumentasi. RFI tidak bisa menggantikan komunikasi verbal atau digunakan untuk penentuan posisi.

Tantangan dalam Proses RFI

Salah satu masalah utama RFI adalah beban biaya tambahan yang mungkin timbul pada proyek pembangunan. Awalnya mungkin biaya ini tidak terlalu besar, tapi penundaan, waktu henti, dan biaya yang diakibatkan oleh RFI dapat bertambah seiring berjalannya waktu. Selain itu, RFI dapat melibatkan beberapa anggota tim, jika semuanya menunda proses kerja maka akan menyebabkan lebih banyak penundaan. Masalah yang Sering Terjadi dan Harus Dihindari dalam RFI Dalam proyek pembangunan, ada beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam penggunaan RFI. Kesalahan yang pertama adalah menggunakan bahasa yang tidak jelas di dalam RFI. Ini akan menimbulkan kebingungan dan mengarah ke penundaan dalam menerima informasi penting. Untuk menghindari ini, pastikan untuk menggunakan bahasa yang dapat dimengerti semua tim dan spesifik. Kesalahan lain yang sering terjadi dan harus dihindari adalah gagal memberikan rincian dan konteks yang memadai dalam RFI. Kesalahan ini dapat menyebabkan pemberian informasi yang tidak lengkap dan akan menyebabkan kesalahan yang lebih besar di kemudian hari. Untuk menghindari kesalahan ini, pastikan untuk memasukkan semua informasi yang relevan dan memberi konteks tambahan dalam RFI. Penggunaan software manajemen proyek yang berkualitas sangat membantu membuat RFI untuk keberhasilan proyek. Tomps by Telkom Indonesia merupakan solusi digital manajemen kolaboratif berbasis mobile dan web yang mengedepankan kemudahan dalam mengelola kebutuhan perusahaan dengan supervisi online. Kunjungi website Tomps sekarang untuk mengetahui semua fiturnya!