Seringkali disamaartikan, ini perbedaan signifikan antara peran project manager dan project leader!

Project manager dan project leader, kedua istilah ini sekilas mungkin memiliki pengertian yang sama. Namun, jika digali lebih dalam, antara project leader dan project manager memiliki beberapa perbedaan signifikan yang penting untuk anda pahami. Secara umum, project leader bisa menjadi seorang project manager, namun project manager cukup sulit untuk menjadi seorang project leader. 

Menurut John C. Maxwell dalam “The 360 Degree Leader”, manajer (manager) bekerja dengan proses, sedangkan pemimpin (leader) bekerja dengan orang-orang. John Paul Kotter menambahkan, lingkup pekerjaan manajemen mencakup perencanaan, penganggaran, organisasi, sumber daya manusia, kontrol, dan resolusi atas pemecahan masalah. Lain dari itu, kepemimpinan menurutnya mencakup pekerjaan seperti menentukan arah proyek, mengarahkan tim, dan memberikan motivasi kepada tim.

Apa itu Project Leader (Pemimpin Proyek)?

Ketika proyek tumbuh semakin kompleks, organisasi bisa menyadari bahwa dibutuhkan lebih dari seorang project manager untuk mendorong keberhasilan proyek mereka, yakni project leader. Alasannya, karena pemimpin proyek dapat memahami dinamika gambaran besar yang mempengaruhi agenda proyek dan tidak ragu untuk mengeluarkan rekomendasi penghentian proyek jika kedepannya berjalan tidak selaras dengan strategi organisasi.

Melansir Indeed.com , project leader adalah seorang profesional yang memimpin orang dan memastikan proyek berjalan. Seperti sudah dikatakan di atas, ruang lingkup project leader adalah tentang keterlibatan tim, motivasi tim, menangani kebutuhan tim, dan memelihara lingkungan kerja yang sehat dan produktif.

Beberapa tanggung jawab utama mereka meliputi: 

1. Bekerjasama dengan para kepala departemen, manajer, dan seluruh stakeholder untuk mengembangkan tujuan utama tim dan mendelegasikan tugas kepada anggota tim sesuai dengan kapabilitasnya. 
2. Merancang timeline proyek
3. Membuat dan mengomunikasikan daftar pencapaian yang harus diraih kepada seluruh tim
4. Memberikan dukungan emosional kepada seluruh tim untuk membuat mereka merasa dihargai
5. Menjaga frekuensi dan kualitas komunikasi tim untuk mengetahui apakah ada permintaan dukungan, perubahan pada tugas, hingga informasi status proyek terkini
6. Memberikan umpan balik atas kinerja tim
7. Menciptakan ruang kerja yang sehat dan produktif
8. Menyelesaikan konflik dalam proyek
9. Memberikan reward (penghargaan) atas pencapaian yang diraih tim, dan lain-lain.

Apa Itu Project Manager (Manajer Proyek)?

Menurut PMBOK® GUIDE Sixth Edition, project manager adalah orang yang ditugaskan organisasi untuk memimpin tim yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek. Peran manajer proyek sendiri berbeda dengan peran manajer fungsional atau manajer operasi. Umumnya, manajer fungsional berfokus pada penyediaan pengawasan manajemen untuk unit fungsional atau bisnis. Sedangkan, manajer operasi bertanggung jawab untuk memastikan operasi bisnis yang efisien.

Melansir PMI.org, seorang project manager memupuk keterampilan orang yang dibutuhkan untuk mengembangkan kepercayaan dan komunikasi di antara semua pemangku kepentingan proyek. Mulai dari sponsor (yang akan memanfaatkan hasil proyek dan menetapkan sumber daya yang akan digunakan), hingga tim proyek itu sendiri.

Selain keterampilan teknis khusus dan keahlian manajemen umum, beberapa atribut yang harus dimiliki seorang project manager menurut PMBOK adalah:

1. Pengetahuan tentang manajemen proyek, lingkungan bisnis, aspek teknis, dan informasi lainnya yang diperlukan untuk mengelola proyek secara efektif.
2. Keterampilan yang dibutuhkan untuk memimpin tim proyek secara efektif, mendelegasikan tugas, berkolaborasi dengan stakeholder, memecahkan masalah, dan membuat keputusan khusus.
3. Kemampuan untuk mengembangkan dan mengelola ruang lingkup, jadwal, anggaran, sumber daya, risiko, rencana, hingga laporan proyek.
4. Jiwa kepemimpinan dan kepribadian atau etika lainnya yang dibutuhkan untuk mengelola proyek dengan baik.

Mengapa Peran-Peran Ini Penting Untuk Sebuah Proyek?

Peran dari project manager dan project leader yang dinilai cukup penting tentu berdasar. Seorang manajer proyek sendiri pada dasarnya adalah seorang teknisi. Mereka berfokus terutama pada pemecahan masalah dan menjamin berfungsinya seluruh proses dalam proyek berjalan secara benar dan efektif. Hal ini agar menjamin mereka mendapatkan dan mempertahankan kepercayaan dari seluruh pemangku kepentingan proyek. 

Sedangkan, project leader perannya melampaui mekanisme pengelolaan proyek saja. Mereka dihadapkan pada tantangan untuk menjadi ahli strategi, menetapkan arah proyek, menyelaraskan tim, dan memotivasi tim. Mereka perlu mengembangkan keterampilan yang berorientasi pada orang karena tujuan mereka adalah mempengaruhi tim untuk mencapai tujuan proyek dengan cara yang memenuhi atau melebihi harapan. Dengan demikian, kehadiran dan motivasi dari project leader yang konstan dapat membuat performansi anggota tim menjadi lebih baik dan mendorong mereka untuk memiliki ide-ide inovatif.

5 Perbedaan Project Manager dan Project Leader

Melansir Forbes , ada 5 perbedaan antara Manajemen Proyek dan Pemimpin Proyek, yuk simak bersama!

1. Project Manager Spesialis, Project Leader Generalis

project manager bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan dan menjaga tim tetap terorganisir, serta mencegah potensi risiko dan kemacetan. Itu sebabnya mereka harus lebih analitik dan detail dalam pekerjaan mereka. Sedangkan, project leader lebih fokus pada gambaran besar proyek. Tujuan mereka adalah untuk menciptakan visi di sekitar proyek yang nantinya akan memberikan anggota tim motivasi sehingga performansi mereka meningkat.

2. Project leader Membuat Rencana, Project Manager Memecahkan Masalah

Project leader adalah ahli strategi dan selalu memiliki inovasi yang tinggi. Sedangkan, project manager terikat pada jadwal dan rincian tugas yang jelas untuk menyelesaikan suatu masalah. Mereka harus mengelola setiap masalah tak terduga yang mungkin muncul selama proses tersebut.

3. Project Manager Fokus Pada Tugas, Project Leader Fokus Pada Sumber Daya Manusia

Project leader sama seperti project manager, mereka juga ingin meraih pencapaian. Namun, project leader tetap ingin menemukan cara untuk meningkatkan kinerja tim dan menetapkan tujuan tim. Dalam hal ini, mereka berusaha menciptakan suasana kerja yang terbaik untuk seluruh tim proyek.

4. Project Leader Memotivasi Tim, Sementara Project Manager Mengarahkan Tim

Project leader berfokus untuk membangun hubungan emosional yang baik dengan tim melalui empati, simpati, motivasi, dan umpan balik. Tujuannya adalah untuk mempengaruhi dan memastikan setiap anggota tim menyelaraskan kepentingan dan tujuan pribadi mereka dengan kepentingan tim dan proyek.

Berbeda dengan project leader, project manager mengarahkan anggota tim dan menugaskan mereka tugas yang berbeda tergantung pada masalah dan kebutuhan yang mungkin timbul selama proyek. Mereka memiliki wewenang untuk menuntut tim menyelesaikan pekerjaan mereka dengan cepat dan tepat, karena mereka bertanggung jawab atas keteraturan timeline.

5. Project Manager Mempertahankan Status Quo, Project Leader Mengambil Risiko

Project manager bertujuan untuk mempertahankan status quo dan memastikan semuanya berjalan sesuai rencana. Itu sebabnya mereka adalah spesialis dan perhatian mereka terfokus pada masalah teknis dan logistik.

Sebaliknya, project leader selalu berpikir ke depan dan menetapkan tujuan. Mereka berusaha untuk menemukan cara baru dalam melakukan sesuatu. Mereka juga memotivasi tim untuk melakukan inovasi dan peningkatan terus-menerus. Tujuannya adalah untuk menciptakan perubahan positif dan efisiensi.

Pemimpin dan manajer proyek tidak selalu memiliki peran yang berbeda dan ulasannya kali ini juga bukan untuk mengatakan bahwa keduanya adalah dua peran yg benar-benar jauh berbeda. Karena faktanya, seorang pemimpin proyek bisa menjadi manajer proyek yang bertugas menangani tugas teknis sehari-hari untuk memajukan proyek yang juga dapat diselingi dengan tugasnya untuk memimpin, menginspirasi, dan memotivasi tim untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka.