Dalam mengelola sebuah proyek, anda tentu membutuhkan berbagai project management tools untuk mendukung kelancaran aktivitas di dalamnya. Mengapa demikian?

Proyek adalah sebuah aktivitas kompleks yang melibatkan banyak tahapan, atribut, dan berbagai lapisan manusia di dalamnya. Tahapan akan terbagi dalam lima hingga belasan sub tahapan, elemen akan terbagi dalam berbagai alat, atribut akan terbagi dalam anggaran hingga waktu, dan manusia akan terbagi dalam project owner, stakeholder, project manager, dan project team lainnya. Karena itu, penting untuk menggunakan alat yang dapat mengorganisir segala macam aktivitas yang kompleks di dalamnya. 

Karena itu, berikut Tomps.id rangkum 5 besar project management tools yang dapat membawa kemudahan untuk anda dalam mengelola proyek!

Penting dan Mendasar, Ini 5 Project Management Tools Terbaik

1. Project Charter

Apakah anda masih kebingungan dalam membuat strategi untuk proyek anda? Kalau begitu, segeralah membuat Project Charter bersama-sama dengan klien dan seluruh stakeholder. Project Charter sendiri adalah sebuah dokumen pendek yang digunakan dalam manajemen proyek. Di mana, dokumen satu ini juga sering disebut sebagai Project Definition atau Project Statement.

Sedikit banyak, Project Charter juga menentukan keberhasilan dan kegagalan suatu proyek. Hal ini karena Project Charter berisikan informasi penting yang mencakup ruang lingkup yang akan dicapai dari sebuah proyek yang akan berjalan. Bagian pentingnya, dokumen satu ini adalah informasi valid yang mendeskripsikan secara lugas apa saja yang klien anda inginkan dalam proyeknya. Hal ini tentu akan membuat anda lebih percaya diri dan fokus membentuk strategi yang tepat untuk proyek anda.

Berjalan tidaknya proyek akan bergantung pada kesiapan Project Charter. Karena itulah, dokumen ini dibuat sebelum proyek resmi masuk tahap dieksekusi. Nantinya, Project Charter akan menjadi parameter pengambilan keputusan apakah proyek akan dimulai dengan menjelaskan gambaran proses dan tujuan yang ingin dicapai. Bagian awal dari proyek Anda inilah yang akan membangun pondasi untuk hasil manajemen proyek anda kedepannya. Jika Anda tidak memiliki Project Brief yang siap sejak awal, maka artinya anda telah merencanakan kegagalan untuk proyek anda sejak awal.

2. Milestone Chart

Jika prioritas proyek anda ada pada waktu, maka membuat milestone chart bisa menjadi sebuah kewajiban. Melansir PMI, Milestone Chart adalah sebuah rencana penyelesesaian untuk setiap tahapan penting dalam proyek, bukan penanda atas penyelesaian setiap tugas yang ada. Project management tools satu ini akan memecah siklus besar dalam proyek menjadi fase-fase yang lebih kecil agar manajer proyek dapat lebih baik dalam melakukan perencanaan, penjadwalan, dan pelaksanaan.

Manajer proyek yang baik tentu tahu bahwa hasil akhir dari strategi manajemen proyek yang dibentuk tentu berkaitan erat dengan perencanaan yang dibuat. Jadi, dengan membuat perencanaan tenggat waktu melalui Milestone Chart ini, anda bisa mulai mengunci pencapaian proyek yang diinginkan di masa depan.

3. Iron Triangle / Triple Constraint

Istilah satu ini mungkin sering terdengar oleh para pelaku proyek aktif. Iron Triagle atau yang juga sering disebut Triple Constraint adalah project management tools yang digunakan untuk mengukur aspek waktu, biaya, dan kualitas. Segitiga Waktu-Biaya-Kualitas ini adalah cara terbaik lainnya untuk memahami prioritas klien dan seluruh project stakeholder anda. Gunakan project management tools ini ketika anda perlu memperjelas apa-apa saja yang harus dicapai untuk mereka.

Lewat cara ini, anda dapat memastikan untuk menjaga kualitas waktu, biaya, atau kualitas dari proyek anda ketika hal yang tidak terduga terjadi. Misalnya, tingkat kecepatan tim yang menurun sehingga memundurkan jadwal, atau kelangkaan bahan material yang menyebabkan berubahnya anggaran proyek. Karena digunakan untuk memperjelas prioritas proyek, buatlah Triple Constraint ini melalui diskusi khusus bersama para stakeholder

4. Project Risk Plan

Apa anda sudah mempersiapkan manajemen risiko untuk masalah yang mungkin muncul selama proyek berlangsung? Sering disepelekan, rencana risiko proyek (project risk plan) ternyata punya fungsi vital dalam mendukung kesuksesan proyek secara keseluruhan.

Setiap proyek tentu akan menemui berbagai risikonya tersendiri. Sayangnya, risiko ini umumnya tidak diketahui pasti, baik kejadiannya maupun waktu tepat kedatangannya. Namun, jika tidak diantisipasi dengan baik sejak awal, bukan tidak mungkin risiko ini akan membawa masalah yang lebih besar kedepannya. Bukan serta-merta tentang “risiko negatif” yang muncul, namun juga kehilangan “risiko positif” yang dapat meningkatkan nilai proyek anda. Dalam skenario ini, melakukan hal yang disebut manajemen risiko proyek (project risk management) tentu perlu dilakukan. Manajemen risiko sejak tahap perencanaan proyek akan membawa anda pada rasa aman dan siap bilamana risiko yang telah teridentifikasi benar-benar terjadi.

Manajemen risiko memiliki andil penting untuk kesuksesan sebuah proyek. Melalui manajemen risiko proyek yang baik, kita dapat mengidentifikasi kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), dan ancaman (threat) (SWOT) dalam proyek kita. Selain itu, ada beberapa alasan lainnya mengapa manajemen risiko penting untuk sebuah proyek:

1. Membantu kita menghindari masalah besar yang tidak terkendali di masa depan.
2. Membantu kita menemukan peluang (positive risk) baru yang menguntungkan.
3. Meningkatkan rasa tanggung jawab dan nilai akuntabilitas.
4. Mengoptimalkan anggaran proyek karena biaya pengeluaran yang lebih terkontrol.
5. Meningkatkan peluang kesuksesan proyek

5. Sistem Manajemen Proyek Yang Baik

Seringkali, sebuah organisasi dapat menjalankan dua, tiga, atau bahkan mungkin hingga belasan proyek dalam waktu yang berdekatan. Hal ini tentu tidak akan berjalan mudah tanpa adanya sistem manajemen proyek yang baik dan tepat di sana. Dari sekian banyak alat manajemen proyek yang ada, penggunakan digital integrated system seperti aplikasi manajemen proyek adalah salah satu yang akan membawa banyak manfaat untuk keberhasilan proyek anda.

Beberapa dari sekian banyak manfaat dari aplikasi manajemen proyek adalah:

a) Peningkatan Perencanaan dan Penjadwalan

Perencanaan dan penjadwalan proyek adalah salah satu aspek terpenting dalam manajemen proyek, dan hal ini akan jadi kian mudah lewat aplikasi manajemen proyek. Alasannya, aplikasi manajemen proyek akan memudahkan anda dan tim dalam membuat perencanaan, penjadwalan, pengalokasian sumber daya, pelaporan otomatis, hingga evaluasi kinerja. Semua ini dapat terjadi jika aplikasi manajemen proyek yang anda pilihb menyediakan fitur yang kompatibel dan sesuai dengan kebutuhan operasionalisasi proyek anda.

b) Kolaborasi Tim Menjadi lebih Baik

Sebuah proyek tentu terdiri dari banyak anggota departemen yang menangani unit kerja yang berbeda-beda. Karena memiliki tanggung jawab dan kesibukannya masing-masing, terkadang sulit untuk mengumpulkan seluruh anggota tim dalam rapat untuk sekadar membahas kemajuan dan hambatan selama proyek berlangsung. Masalah ini kemudian akan secara sadar ataupun tidak dapat berakibat pada terganggunya komunikasi tim hingga terbuang sia-sianya sumber daya proyek.

Berangkat dari permasalahan ini, aplikasi manajemen proyek menawarkan kemudahan dalam meningkatkan komunikasi tim dan menciptakan kolaborasi yang lebih baik. Caranya, dengan terbukanya kesempatan untuk anda dan tim dengan mudah mengakses jadwal pekerjaan, daftar pekerjaan, status perkembangan, hambatan, notifikasi persetujuan, hingga pelaporan evidence hanya melalui gawai saja. Selain itu, fitur notifikasi yang berguna untuk memperingatkan deadline dan error dalam proyek juga pastinya akan sangat berguna dalam meningkatkan kualitas pekerjaan. Semua pekerjaan ini bisa bisa diakses dengan mudah tanpa harus menyesuaikan jawal rapat tatap muka yang berlangsung berlarut-larut dan dan membuang-buang waktu.

c) Akses Dokumen Lebih Mudah Lewat Integrated Cloud

Bicara soal proyek, pasti tidak akan terlepas dari bayangan tumpukan dokumen report yang menggunung. Belum lagi berbagai masalah yang timbul dari dokumen cetak ini seperti hilang, tercecer, rusak, hingga penyetakan berulang. Membayangkannya saja sudah terkesan rumit dan boros anggaran, bukan?

Namun, hal ini tidak akan terjadi jika anda memanfaatkan aplikasi manajemen proyek yang memiliki online integrated cloud. Dengan fitur ini, anda tidak perlu lagi menyetak ratusan dokumen proyek yang memusingkan. Para stakeholder dan anggota tim pun dapat mengakses dokumen proyek lebih mudah, aman, dan cepat!

d) Penyerapan Anggaran Lebih Terkontrol dan Transparan

Melansir dari Chrone, 85% proyek mengalami pembengkakan anggaran dari perencanaan awal (cost overrun). Namun, lewat fitur yang disedikan aplikasi manajemen proyek yang tepat, resiko cost overrun bisa diminimalisir. Hal ini karena aplikasi manajemen proyek yang tepat dapat membuat manajer proyek melakukan perencanaan RAB, pengontrolan biaya, dan pembuatan laporan anggaran secara real-time dan transparan. Beberapa indikator yang menghabiskan anggaran seperti transportasi, penyetakan dokumen berulang, hingga jumlah tenaga kerja yang digunakan pun dapat diefisiensi hingga 100% oleh aplikasi manajemen proyek. Terdengar menyenangkan, bukan?

e) Mendelegasikan Tugas dengan Mudah

Manfaat lainnya dari aplikasi manajemen proyek adalah kemudahan dalam mendelegasikan tugas anggota tim. Sebelumnya, permasalahan yang kerap timbul dalam proyek adalah ambiguitas dalam memastikan pekerjaan para anggota yang kerap kali berubah atau tidak seimbang. Lewat aplikasi manajemen proyek, project manager dapat lebih mudah mengatur pembagian tugas untuk para anggota. Selain itu, para anggota pun tidak akan lagi kebingungan dalam mengetahui apa pekerjaan mereka saat ini dan selanjutnya beserta deadline penyelesaiannya.

f) Produktivitas dan Percepatan Penyelesaian Proyek Meningkat

Dari semua manfaat yang sudah dijabarkan di atas, keuntungan utama dari aplikasi manajemen proyek kemudian bermuara pada poin satu ini: produktivitas dan efisiensi. Hal ini dapat terjadi karena seluruh detail unit kerja dan status beserta laporan perkembangan proyek lebih mudah untuk diakses. Alur pengambilan keputusan atas adanya error pun dapat lebih cepat dilakukan.