Dalam mencapai tujuan sebuah perusahaan, tentu struktur organisasi yang baik perlu diperhatikan kembali. Tim yang dibentuk dalam sebuah struktur organisasi adalah alat untuk mencapai sebuah tujuan perusahaan. Seperti pada sebuah Struktur Organisasi Manajemen Proyek, struktur pada Building Management juga memiliki beberapa divisi dan tim yang memiliki peran dan fungsinya tersendiri. Apakah sebuah struktur organisasi dalam Building Management memiliki pengaruh yang besar dalam sebuah gedung? Hal itu akan dijawab dalam artikel ini. Dibawah ini penjelasannya.

Apa itu Struktur Organisasi Building Management?

Setiap perusahaan tentu memiliki struktur organisasi. Struktur organisasi bukanlah sebuah tujuan, tetapi alat untuk mencapai tujuan. Setiap organisasi berusaha untuk mencapai targetnya dan strukturnya hanya memfasilitasi saja.

Dilansir dari toppr, struktur organisasi hanyalah sebuah pola atau jaringan dari peran dan tanggung jawab yang dibagi. Jadi, struktur organisasi menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas tugas yang dibagi. Struktur seperti ini juga menggambarkan hierarki anggota organisasi.

Struktur organisasi building management adalah susunan peran atau jabatan dalam sebuah organisasi yang memiliki tugas untuk melakukan upaya pemeliharaan dan operasi sebuah gedung.

Penyelenggaraan pemeliharaan dan perawatan gedung bergantung pada tingkat kerumitan dan kecanggihan suatu gedung, yang meliputi luas gedung, dimensi gedung, sistem gedung yang digunakan, teknologi yang diterapkan, serta aspek teknis dan non teknis lainnya seperti :

1. Ukuran fisik bangunan.
2. Jumlah bangunan.
3. Jarak antar gedung.
4. Moda transportasi yang digunakan oleh pekerja dan pengawas.
5. Kinerja produksi atau operasional masing-masing lokasi.
6. Jenis peralatan dan perlengkapan.
7. Jenis dan fungsi bangunan.

Tujuan Struktur Organisasi Building Management

Pada umumnya, setiap perusahaan memiliki tujuan yang sama dalam setiap struktur organisasi perusahaan tersebut. Struktur tersebut untuk membantu organisasi bekerja menuju tujuannya. Dalam Building Management, struktur tersebut telah diatur dalam Peraturan PU No 24/PRT/M/2008, 2008. Diantaranya Building Manager, Chief Engineering, Chief House Keeping, Chief Customer Care, Chief Finance & Administration, Engineering Supervisor, House Keeping Supervisor dan Fitter.

Adapun tujuan yang dimaksud dalam struktur organisasi building management, adalah sebagai pedoman dan panduan setiap individu menjadi lebih bertanggungjawab atas jabatan yang diemban olehnya. Dan juga akan membantu perusahaan membuat alur dan koordinasi yang jelas.

Sehingga pemeliharaan dan operasi kegiatan dalam gedung akan lebih terorganisir dengan adanya struktur ini. Contohnya adalah ketika ada keluhan pelanggan ataupun pengguna unit gedung. Keluhan tersebut akan lebih mudah kita atasi jika memiliki divisi yang berkaitan, yaitu Customer Care.

Jabatan dan Tanggung Jawab 

Organisasi yang dibentuk bertanggung jawab atas kelancaran penggunaan gedung, pelaksanaan operasi, dan pemeliharaan sesuai prosedur yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif oleh instansi.

Berikut tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi pemeliharaan dan perawatan gedung:

Building Manager

Building Manager merupakan jabatan yang paling tinggi dalam divisi ini. Seperti manajer pada umumnya, tugasnya adalah mengkoordinasikan pekerjaan semua kepala departemen dibawahnya.

Adapun tugas dan tanggung jawab seorang Building Manager adalah :

• Melakukan koordinasi serta mengawasi pelaksanaan pemeliharaan dan juga perawatan perlengkapan gedung serta peralatannya, instalasi dan utilitas bangunan,
• Melakukan pengarsipan dengan baik terhadap dokumen – dokumen dengan sistem yang baik,
• Membuat hubungan kerja internal dan external lebih sehat dan harmonis.

Chief Engineering

Memiliki tanggung jawab dalam mengkoordinasikan, mengarahkan, dan mengawasi kegiatan pengawas dan pelaksana yang berada di bawah kewenangannya. Selain itu, Chief Engineering memiliki tugas dalam melakukan evaluasi terhadap pekerjaan dan memberi masukan tentang hal penggunaan bahan dan juga energi serta biaya op, serta menyusun dan menyajikan laporan operasional sesuai dengan stadard operasi atau SOP (Standard Operation Procedure).

Chief House Keeping

Chief House Keeping memiliki tugas mengkoordinir dan memberikan arahan kepada atasan. Dan juga bertanggung jawab untuk menjalankan sekaligus mengendalikan/mengontrol seluruh operasional di housekeeping department sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Adapun tugasnya sebagai berikut :

• Mengkoordinasikan serta memberi arahan kepada penyelia (Supervisor),
• Menyusun RAB Kebersihan,
• Cros check kebersihan secara intens / rutin,
• Mengendalikan penggunaan bahan dan peralatan pembersih.

Chief Customer Care

Chief Customer Care adalah eksekutif yang bertanggung jawab di perusahaan pada divisi pelayanan pelanggan untuk hubungan yang lebih baik dan sebagai penunjang perusahaan. Dan juga mengkoordinasikan, mengarahkan dan mengawasi kegiatan kerja yang berada di bawah koordinasinya. Adapun tugasnya sebagai berikut :

• Memeriksa serta mempertimbangkan laporan dan usulan yang disampaikan oleh pelanggan dan/atau pimpinan.
• Membahas bersama Manajer Bangunan masalah internal dan eksternal untuk mengatasi keluhan dan usulan pelanggan.
• Merumuskan, mengevaluasi dan memberikan rekomendasi serta mengawsai proses pengadaan barang dan jasa yang berkaitan dengan administrasi gedung.

Chief Finance & Administration

Chief Finance & Administration adalah petugas dari perusahaan yang memiliki tanggung jawab utama untuk mengelola keuangan perusahaan atau instansi, termasuk perencanaan keuangan , manajemen risiko keuangan , pencatatan, dan pelaporan keuangan. Di beberapa sektor, CFO juga bertanggung jawab atas analisis data. Adapun tugasnya sebagai berikut :

• Menyusun rencana kerja dan anggaran operasional manajemen untuk periode tertentu.
• Meneliti laporan dan usulan permintaan alokasi dana.
• Membahas bersama Manajer Bangunan tentang penggunaan dana taktis operasional.
• Menyusun dan melaporkan penggunaan dana operasional.
• Merumuskan, mengevaluasi dan memberikan rekomendasi serta mengawasi proses pengadaan barang dan jasa yang berkaitan dengan realisasi anggaran.
• Memeriksa pembelian, pengadaan barang/jasa serta pengeluaran uang sesuai wewenang yang ditetapkan.

Engineering Supervisor

Engineering Supervisor merupakan jabatan struktural perusahaan yang mempunyai kuasa atau wewenang untuk mengeluarkan perintah kepada rekan kerja bawahannya dibawah arahan jabatan atasannya. Selain itu Engineering Supervisor juga melakukan inspeksi ke seluruh bagian gedung untuk melihat kondisi peralatan/peralatan gedung, instalasi, dan utilitas gedung. Adapun tugasnya sebagai berikut:

• Mengadakan pemeriksaan intens ke seluruh bagian bangunan untuk melihat kondisi peralatan/perlengkapan bangunan, instalasi dan utilitas bangunan.
• Memeriksa dan memantau pengoperasian peralatan mekanikal dan elektrikal secara rutin.
• Memantau hasil pekerjaan penyedia jasa (kontraktor) ekanikal dan elektrikal secara rutin.
• Melakukan kegiatan khusus tertentu, misalnya sistem kelistrikan, proteksi kebakaran, dll.
• Menyusun serta menyampaikan laporan sesuai dengan bidangnya.

House Keeping Supervisor

House Keeping Supervisor merupakan kordinator dan pengawas serta mengecek hasil pekerjaan dari Room Boy dan bagian – bagian yang lain di housekeeping. Serta mengatur dan mengawasi pelaksanaan kebersihan. Berikut adalah tugasnya :

• Mengatur dan mengawasi pelaksanaan kebersihan.
• Mengatur dan memberikan arahan kepada pemimpin kelompok kerja.
• Mengatur jadwal kerja harian, mingguan dan bulanan.
• Menyusun dan menyampaikan laporan sesuai dengan

Fitter

Fitter merupakan orang yang mempunyai keahlian di bidang penyetelan, penyambungan dan instalasi / erection pipa termasuk komponen yang berkaitan dengan perpipaan / piping, misalnya flange, valve, stringer dan lain-lain.

Berikut adalah tugas – tugasnya : Memperbaiki sistem perpipaan; montir, Memperbaiki mesin yang rusak; tukang listrik, memperbaiki instalasi listrik yang rusak.

• Memperbaiki system perpipaan (montir)
• Memperbaiki mesin yang rusak (tukang listrik)
• Memperbaiki instalasi listrik yang rusak
• Memperbaiki katup yang bocor.
• Memperbaiki sistem plambing.
• Memperbaiki saluran yang tersumbat.

Pentingnya Struktur Organisasi Building Management

Memfasilitasi Manajemen yang Efisien

Sebuah organisasi yang baik menghindari kebingungan, penundaan dan duplikasi pekerjaan. Hal ini meningkatkan ketepatan waktu dan efisiensi, dan memotivasi karyawan pada divisi building management untuk melakukan yang terbaik. Semua ini menghasilkan manajemen yang efisien.

Pemanfaatan Sumber Daya Manusia Secara Optimal

Organisasi yang baik memfasilitasi pembagian kerja dan spesialisasi. Ini membantu dalam memilih “Orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat.” Sehingga dengan jelas dapat mendefinisikan wewenang dan tanggung jawab masing-masing karyawan dan juga untuk memotivasi mereka untuk melakukan yang terbaik.

Membantu Pertumbuhan Perusahaan

Organisasi yang baik membantu pertumbuhan, diversifikasi, dan perluasan perusahaan. Perusahaan besar dan raksasa saat ini adalah hasil dari organisasi terbaik mereka.

Memanfaatkan Sains dan Teknologi

Memanfaatkan ilmu pengetahuan dan teknologi menjadi salah satu hal yang penting dalam sebuah tujuan organisasi yang baik. Dalam mempelajari ilmu pengetahuan tentu tersedianya industri dengan mesin terbaru. Sehingga hasil yang didapat adalah menyediakan konsumen dengan produk terbaru. Manfaat yang didapatkan bagi sebuah organisasi juga pada pengurangan biaya dan kepuasan maksimal.

Memfasilitasi Koordinasi

Organisasi yang baik mengoordinasikan kegiatan individu, kelompok, dan departemen yang berbeda untuk mencapai tujuan bisnis.

Mendorong Kreativitas, Inisiatif dan Inovasi

Terciptanya budaya organisasi yang baik dan sehat adalah dengan mendorong kreativitas dalam perusahaan. Sehingga dapat menghasilkan ide-ide baru, imajinasi, visi, metode, dll.

Memotivasi Karyawan

Organisasi yang baik memberi karyawan lingkungan kerja yang lebih baik, remunerasi yang baik, kebebasan yang wajar, dll. Semua ini menghasilkan kepuasan kerja bagi karyawan.

Memfasilitasi Pendelegasian Wewenang

Organisasi yang baik memudahkan pendelegasian wewenang. Artinya, top eksekutif dapat menyimpan pekerjaan yang penting untuk dirinya sendiri sambil mendelegasikan (memberikan atau menyerahkan) pekerjaan yang kurang penting kepada bawahannya. Hal ini mendorong bawahan untuk mengembangkan keterampilan kepemimpinan dan mencapai tujuan perusahaan.