Sering dianggap sepele, komunikasi adalah hal yang sering diabaikan namun kenyataannya punya kontribusi yang besar terhadap keberlangsungan dan produktivitas pekerjaan. Karena mengabaikan komunikasi, miskomunikasi adalah hal yang sering terjadi di antar sesama tim. Apakah Tom-Mates juga merasakan demikian?

Miskomunikasi merupakan suatu hal yang pada dasarnya akan sering terjadi selama proses interaksi masih berlangsung. Maka dari itu penting memahami sebab terjadinya miskomunikasi dan cara mengatasi permasalahan tersebut. Sebelum lanjut, sebenarnya apasih miskomunikasi? Miskomunikasi menurut KBBI adalah salah paham. Miskomunikasi adalah salah paham yang kerap terjadi saat kita melakukan interaksi atau komunikasi dengan lawan bicara. Kesalahpahaman dapat diindikasikan dari datangnya respon yang tidak sesuai dengan maksud pembicara. Miskomunikasi dapat berakibat fatal jika tidak segera diselesaikan.

Yang jadi pertanyaan, kenapa miskomunikasi sering terjadi? Untuk #jadiproyektangguh kita perlu memahami 4 konsep media komunikasi, apa saja?

1. Konten 

Konten adalah informasi yang disampaikan menggunakan bahasa yang lugas dan makna dari setiap kata-kata dapat dipahami dengan baik. Setiap konten perlu dibaca dan didengarkan secara seksama agar tidak terjadi salah paham. Menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar dapat meminimalisir adanya potensi miskomunikasi. Salah satu penyebab terjadinya miskomunikasi di lingkungan kerja adalah kurangnya konteks. Pada dasarnya dalam sebuah percakapan, konteks memberikan penjelasan terkait tugas dan tanggung jawab serta berfungsi sebagai klarifikasi. Misalnya ketika sebuah laporan perlu disebarluaskan, konteks untuk tugas tersebut mencakup laporan mana, ke mana harus dikirim, dan siapa yang ditugaskan untuk mengirimnya. Tanpa konteks yang jelas, kesalahan dapat terjadi selama proses komunikasi yang dapat mengganggu produktivitas tim.

2. Meta 

Meta adalah arti sesungguhnya dari sebuah informasi. Terkadang kita perlu memahami bahwa dibalik kata-kata ada makna yang tidak terucap sehingga perlu kita interpretasikan. Ada baiknya kita perlu mengkonfirmasi kepada yang lawan bicara agar tidak salah mengartikan mimik, gesture atau komunikasi non verbal orang tersebut. Salah memahami akan sangat berdampak pada efisiensi dan efektivitas pekerjaan.

3. Emosi 

Sebagai pendengar kita harus peka terhadap emosi yang menyertai setiap kata-kata. Misalnya saat seseorang mengatakan tidak sedih tapi wajahnya terlihat murung yang artinya dia sedang tidak baik-baik saja. Menjadi peka terhadap emosi lawan bicara bukan hal yang bisa terjadi bergitu saja, tapi perlu dilatih agar lebih proaktif dan solutif mengatasi berbagai masalah yang ada.

4. Status 

Status sangat berpengaruh terhadap gaya bicara kita. Misalnya berbicara dengan atasan akan berbeda dengan gaya berbicara kepada rekan kerja. Miskomunikasi bisa terjadi jika kita tidak menyadari adanya status antar lawan bicara.

Rangkuman Tips Khusus Atasi Miskomunikasi

Setelah memahami media komunikasi, berikut beberapa rangkuman tips khusus untuk Tom-Mates. Apa saja?

1. Latihan mendengar, sebagaimana latihan berbicara

Hal yang harus kita praktekan adalah menjadi pendengar yang baik. Komunikasi bukan hanya soal bicara tapi juga menjadi pendengar yang aktif sehingga dapat memahami pesan yang disampaikan oleh lawan bicara.

2. Jika merasa ambigu, segera konfirmasi 

Apabila khawatir salah menangkap pesan yang dimaksud rekan kerja jangan sungkan untuk segera melakukan konfirmasi. Cara terbaik meminimalkan miskomunikasi adalah dengan mengeliminasi berbagai asumsi dan memastikan langsung kepada lawan bicara.

3. Jangan berasumsi 

Terlalu banyak asumsi justru penyebab utama kontrapoduktif. Untuk menghindari asumsi berlebihan, selalu upayakan untuk berdiskusi dengan rekan kerja secara sehat agar terjadi hubungan kerja yang efisien bebas drama.

4. Bicara secara langsung

Berbicara melalui media komunikasi seperti chat atau media sosial akan rawan terhadap miskomunikasi dimana kita tidak melihat langsung emosi seperti apa yang lawan bicara sampaikan. Bagaimana emosi kita membaca sebuah pesan teks akan bergantung pada emosi kita saat itu. Misalnya dalam komunikasi dengan bawahan, bisa jadi sebenarnya pesan yang disampaikan oleh bawahan biasa saja tapi karena kita dalam kondisi emosi pada hal lain membuat kita membaca pesan tersebut terkesan tidak sopan. Jika memang harus berkomunikasi secara online, bicara langsung melalui telepon akan lebih efektif dibandingkan hanya mengandalkan pesan teks.

Ini empat tips yang bisa diikuti untuk mencegah dan mengatasi miskomunikasi yang mungkin terjadi di lingkungan kerja. Kalau Anda bisa ikuti dengan baik, dijamin lingkungan kerja akan bebas drama dan mencapai produktivitas maksimal.

Selain mencegah miskomunikasi dengan tindakan langsung, Tom-Mates juga bisa mengupayakan dengan memanfaatkan berbagai fitur yang ada pada Tomps.id dimana keseluruhan tim dapat melihat perkembangan proyek secara realtime dan transparan.