Building management menjadi salah satu kunci penting dalam menjaga kualitas dan keberlanjutan fungsi bangunan secara keseluruhan. Manajemen bangunan penting dilakukan, mulai dari pemeliharaan hingga pengelolaan sumber daya yang dilakukan. Tak hanya diperlukan untuk memastikan kelangsungan operasional berlangsung dengan baik, manajemen bangunan yang dilakukan dengan maksimal dapat mendukung prinsip lingkungan yang berkelanjutan. Sehingga, pada akhirnya, pengelola bangunan dapat memberikan pengalaman yang memuaskan bagi penghuni dan pengguna bangunan lainnya. 

Apa Itu Manajemen Bangunan?

Building management, atau juga disebut sebagai manajemen bangunan mengintegrasikan berbagai aspek pengelolaan, mulai dari properti hingga fasilitas bangunan. Segala hal terkait perencanaan, pengelolaan, hingga pengawasan seluruh elemen yang terkait dengan bangunan dilakukan guna memastikan bahwa bangunan dapat berfungsi secara aman dan nyaman bagi setiap individu yang menggunakan. Dalam manajemen bangunan, diperlukan adanya Upaya mempertahankan sekaligus memelihara bangunan ataupun gedung, termasuk fasilitas dan infrastruktur pendukung lain, sehingga dapat dimanfaatkan dalam jangka panjang.

Dilansir dari Infraspeak, building management termasuk dalam sub kategori dari Manajemen Fasilitas dan mengacu pada pengoperasian, pemeliharaan, dan perbaikan properti. Tujuan building management adalah menjaga bangunan dalam kondisi terbaik agar dapat terus memenuhi fungsi pembangunannya. Tak hanya mengacu pada pengelolaan bangunan komersial seperti pusat perbelanjaan atau gedung perkantoran (pemeliharaan gedung), building management juga digunakan dalam pengelolaan bangunan tempat tinggal atau kondominium (pemeliharaan tempat tinggal).

Aspek penting dalam manajemen bangunan salah satunya yaitu tindakan pemeliharaan preventif, meliputi pemantauan dan pemeliharaan. Pemeliharaan preventif ini dimaksudkan untuk mencegah kerusakan yang lebih besar serta kemungkinan menurunnya nilai property. Adanya pemeliharaan yang teratur dapat membuat pengelola bangunan mengetahui kerusakan lebih awal, sehingga mengurangi biaya perbaikan yang harus dilakukan. Hal ini dapat membantu memperpanjang umur bangunan.

Manajemen Bangunan yang Efisien

Manajemen bangunan yang efisien menjadi penting guna memastikan bahwa seluruh aset seperti gedung dan fasilitas dikelola dengan baik hingga dapat memberikan hasil yang diinginkan. Untuk dapat mencapai manajemen bangunan yang efisien, hal pertama yang harus dilakukan yaitu adanya perencanaan yang komprehensif, mulai dari tujuan, kebijakan, dan prosedur operasional.

Setelah perencanaan, pengelolaan anggaran untuk operasi, pemeliharaan, dan perbaikan perlu dibuat dengan baik untuk mengurangi biaya yang tidak perlu. Melakukan pemeliharaan preventif yang terjadwal juga dapat dilakukan guna menghindari kerusakan yang lebih besar, hingga akhirnya membutuhkan biaya perbaikan yang tinggi.

Penggunaan teknologi menjadi hal yang penting untuk membantu memudahkan penggunaan energi secara optimal agar dapat menghemat biaya operasional. Tak hanya itu, memastikan bahwa sistem keamanan dan keselamatan berfungsi secara baik dengan mengadopsi praktik keamanan dan keselamatan untuk melindungi seluruh pengguna bangunan juga tak bisa dilewatkan. Terakhir yaitu tidak lupa untuk memasukkan praktik berkelanjutan dalam manajemen bangunan guna mengurangi dampak yang mungkin terjadi pada lingkungan.

Dengan melibatkan berbagai aspek mulai dari perencanaan, pengelolaan anggaran yang transparan, pemeliharaan preventif, penggunaan teknologi dan memperhatikan praktik berkelanjutan, pengelolaan bangunan diharapkan dapat berjalan secara efisien.

Tugas Building Manager dalam Building Management

Mengutip dari Indeed, building manager memiliki peran dalam mengawasi operasi serta pemeliharaan properti dan lahan. Dalam keseharian tugasnya, mereka memiliki beban kerja yang kompleks dan beragam yang melibatkan perencanaan strategis dan mengelola operasi harian properti.

Dalam ranah manajemen bangunan, peran seorang building manager menjadi penting untuk berfungsinya bangunan secara optimal. Tugas dan tanggung jawab building manager mencakup perawatan dan pemeliharaan bangunan, pengelolaan sumber daya yang digunakan, serta memastikan bahwa seluruh kegiatan manajemen bangunan tetap patuh terhadap regulasi dan standar keamanan yang berlaku. Tak hanya itu, building manager juga harus memastikan bahwa bangunan yang dikelola tetap terpelihara dengan baik, aman, dan nyaman bagi penyewa, baik sebagai penghuni perumahan atau komersial.

Tugas building manager secara keseluruhan bertujuan untuk memastikan bahwa kegiatan operasi, pemeliharaan bangunan dan fasilitas properti, keamanan dan kebersihan lingkungan dapat berjalan dengan lancar dan sesuai rencana yang telah disepakati. Selain itu, tugas pengawasan pekerjaan pun juga diemban oleh seorang building manager. 

Disinilah mereka memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai standar yang berlaku. Tugas selanjutnya yaitu memastikan semua bangunan dan prosedur evakuasi diikuti, terutama dalam keadaan darurat, membuat dan menyajikan laporan bulanan, dan menjalin komunikasi dengan pemilik, penyewa, serta anggota komite strata untuk fungsi keberlanjutan bangunan secara keseluruhan.

Strategi Perawatan dan Pemeliharaan Bangunan

Strategi pemeliharaan dan perawatan bangunan diperlukan sebagai rencana jangka panjang untuk memastikan bangunan dapat beroperasi dalam kondisi optimal selama masa pakai yang telah direncanakan sebelumnya. Tak hanya mencegah kerusakan, strategi ini juga penting untuk meminimalkan biaya pemeliharaan yang diperlukan dan memperpanjang masa pakai.

Beberapa hal yang dapat dilakukan oleh pengelola bangunan diantaranya dengan melakukan pemeliharaan preventif berupa inspeksi berkala untuk mengidentifikasi masalah sebelum menjadi kerusakan serius dan sulit dikendalikan. Selain itu, pemeliharaan juga dapat dilakukan dengan penggunaan teknologi seperti sensor sehingga dapat melakukan pemantauan dengan lebih baik.

Selanjutnya yaitu melaksanakan pemeriksaan menyeluruh terhadap kondisi bangunan secara berkala, dan menggunakan hasilnya untuk merencanakan pemeliharaan dan perbaikan. Strategi selanjutnya yaitu dengan menggunakan manajemen siklus aset, sekaligus dengan mempertimbangkan nilai investasi jangka panjang dibandingkan dengan pemeliharaan yang dilakukan terus menerus.

Identifikasi risiko potensial juga dapat dilakukan dengan menerapkan langkah untuk mengurangi risiko dan memastikan keselamatan individu yang terlibat dalam bangunan dan pengelolaan bangunan. Tak hanya itu, memanfaatkan teknologi dengan menggunakan perangkat lunak dapat memudahkan dalam pemeliharaan dan perawatan gedung yang berkelanjutan.

Strategi pemeliharaan dan perawatan bangunan yang baik harus berfokus pada pencegahan risiko masalah yang mungkin muncul dan mendukung tujuan jangka panjang sebuah bangunan. Dengan menggunakan strategi yang dibuat, diharapkan pengelola bangunan dapat memaksimalkan masa pakai dan biaya pemeliharaan bangunan, sekaligus menjaga aset properti dalam kondisi optimal.

Pemanfaatan Teknologi dalam Building Management

Guna membuat implementasi bangunan menjadi lebih mudah, Anda dapat memanfaatkan pesatnya teknologi dengan menggunakan beberapa aplikasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Berikut tipe Building Management Software yang bisa digunakan:

Tomps Building

Tomps Building merupakan salah satu produk Tomps. Sebagai aplikasi monitoring formula dan tagihan IPL, Tomps Building memberikan kemudahan bagi admin pengelola properti untuk mengatur formula standarisasi perhitungan IPL yang hendak ditagihkan pada setiap penghuni. Mulai dari jenis properti sebagai tempat tinggal hingga untuk komersial, Tomps Building memungkinkan setiap penghuni memperoleh informasi tagihan IPL yang wajib dibayar sesuai periode yang ditentukan oleh admin pengelola.

Computerized Maintenance Management System (CMMS)

CMMS seringkali digunakan mulai dari manajer, teknisi pemeliharaan, pekerja kustodia, hingga personel lain untuk mengelola program pemeliharaan dan perbaikan di suatu organisasi. Dengan menggunakan CMMS, triase permintaan layanan, melacak perintah kerja, pengelolaan informasi sekaligus biaya aset, mengatur dokumentasi serta menjadwalkan tugas pemeliharaan preventif dapat dilakukan. Contoh CMMS Software yang dapat digunakan diantaranya Upkeep, Fiix, dan Hippo CMMS.

Facility Management Software

Facility Management Software memberikan fungsi yang serupa dengan CMMS, sekaligus adanya aplikasi tambahan yang dapat digunakan oleh pengelola. Perangkat lunak ini dapat digunakan untuk mengelola manajemen aset, pemeliharaan, serta pemeliharaan preventif. Selain itu, FMS juga dapat melakukan pemetaan aset berbasis lokasi hingga analisis dan pelaporan data. Contoh Facility Management Software yaitu AkitaBox.

Computer-aided Facility Management (CAFM) Software

Tak hanya melakukan perencanaan, CAFM software juga memungkinkan pengguna dalam melaksanakan serta memantau aktivitas, khususnya terkait pemeliharaan gedung. Menggunakan CAFM Software dapat membantu pengelola dalam manajemen aset, mengoptimalkan manajemen ruang, reservasi kamar, layanan fasilitas serta pelayanan untuk pelanggan lainnya. Beberapa CAFM Software yang dapat digunakan yaitu OfficeSpace Software dan Space IQ.

Integrated Workplace Management System (IWMS)

IWMS merupakan sebuah platform perangkat lunak yang dapat mengoptimalkan sumber daya tempat kerja dalam suatu organisasi. IWMS memungkinkan pengguna untuk mengelola portofolio real estat, aset fasilitas organisasi, serta infrastruktur. Sebagai solusi tunggal dalam penjadwalan pemeliharaan, melacak modal proyek serta mengurangi penggunaan energi, IWMS menjadi penting bagi sebuah organisasi yang ingin memaksimalkan kegunaan sumber daya dan aset organisasi. Contoh IWMS Software yang dapat digunakan yaitu: IWMS Software: iOFFICE dan Wisp by Gensler.

Enterprise Asset Management (EAM) Software

Sistem EAM memungkinkan pelacakan siklus hidup aset, mulai dari perencanaan hingga pemasaran. EAM dapat mengelola seluruh siklus hidup aset fisik dan peralatan yang digunakan sehingga pengelola bangunan dapat memaksimalkan masa manfaat, meningkatkan kualitas dan efisiensi, serta mengurangi biaya operasional yang dibutuhkan. Contoh EAM Software yaitu Informasi Cloudsite dan Dynaway.

Referensi:

Infraspeak. Building management: definition, types, and best practices. https://blog.infraspeak.com/how-to-do-building-management/ 

Indeed. What does a building manager do? (And how to become one). https://uk.indeed.com/career-advice/finding-a-job/building-manager