Entah itu berskala besar atau kecil, WBS proyek diperlukan agar pekerjaan besar bisa dibagi-bagi menjadi detail yang lebih kecil. Pekerjaan yang sulit akan terlihat lebih mudah dikerjakan dan dikelola dengan cara ini. Bagaimana cara membuat WBS yang efektif? Temukan di artikel ini, lengkap dengan contoh WBS manajemen proyek yang simpel.

Apa Itu WBS?

WBS adalah singkatan dari Work Breakdown Structure, artinya struktur kerja yang terperinci. Pekerjaan besar dibagi menjadi pekerjaan menjadi beberapa tugas yang lebih kecil. WBS merupakan teknik produktivitas yang umum digunakan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih mudah untuk dikelola. untuk proyek pembangunan, WBS merupakan alat yang sangat penting. WBS dapat mengintegrasikan cakupan kerja, biaya, dan jadwal untuk memastikan bahwa rencana proyek berjalan dengan selaras dan sesuai dengan rencana. Karakteristik dan Komponen Utama WBS Komponen kunci dari WBS adalah aturan 100%. Artinya, WBS mencakup seluruh aspek proyek, serta orang atau tim yang bertanggung jawab atas komponen tersebut. Karakteristik penting lain dari WBS adalah struktur yang rata. Saat menerapkan aturan 100%, level 1 WBS akan menjadi keseluruhan proyek. Beberapa WBS menyertakan deskripsi atau inti proyek di bagian atas jika penjelasan di level 1 tidak cukup jelas. Setelah menamai pengerjaan di level 1, maka di setiap level di bawahnya akan memecah proyek menjadi lebih detail, juga menggunakan aturan 100% di setiap komponen. Misalnya untuk proyek membangun restoran, maka di level 1 penamaannya adalah “Membangun Restoran.” Lalu elemen di level 2 memecah kerja menjadi beberapa bagian untuk menyelesaikan proyek, misalnya “Desain,” “Pengadaan,” “Pembangunan” dan seterusnya. Lalu di level 3 akan dipecah lagi menjadi lebih detail.

Kenapa WBS Penting dalam Manajemen Proyek?

Struktur rincian kerja merupakan alat manajemen proyek yang sangat berguna karena beberapa alasan. Yang pertama adalah karena WBS mampu memecah proyek menjadi beberapa komponen kecil. Dengan begitu, sebuah proyek besar yang rumit bisa terlihat tidak terlalu membebani dan lebih mudah dikelola. Seluruh tim bisa punya percaya diri yang lebih besar jika proyek pembangunan dibagi-bagi seperti ini. Alasan yang kedua adalah WBS memberikan peta jalan bagi individu maupun tim dalam mengerjakan proyek. Artinya, setiap tim dan bahkan individu tahu betul apa yang harus mereka lakukan. Dalam sebuah proyek, terutama proyek berskala besar, pasti melibatkan tim yang berbeda-beda dan beberapa di antaranya akan bergerak dan bekerja secara bersamaan. Antara satu tim dan tim yang lain harus berkomunikasi, terkoordinasi, dan terintegrasi untuk menyelesaikan proyek dengan baik. Dengan menggunakan WBS, setiap tim dan individu dapat fokus pada tugas mereka masing-masing. Hasil kerja pun akan terlihat dengan spesifik, sehingga anggota tim dapat mengetahui apakah proyek berhasil secara keseluruhan atau tidak. Alasan yang terakhir, WBS merupakan alat yang sangat baik untuk mengukur penyelesaian proyek, mengidentifikasi pencapaian, dan mengalokasikan sumber daya anggaran. Manajer proyek dapat lebih mudah melacak dan yakin bahwa proyek sudah dianggarkan dengan benar dan mereka tidak akan mengalami hambatan apa pun karena hasil proyek yang terlalu jauh dari ekspektasi.

Cara Membuat dan Menggunakan WBS Secara Efektif

Agar bisa menggunakan struktur WBS secara efektif, sangat penting untuk memasukkan semua komponen dalam sebuah proyek tapi tidak perlu memberi detail terlalu banyak. Untuk membuat WBS yang efektif, berikut ini beberapa langkah yang perlu diperhatikan:

1. Tentukan Proyeknya Langkah pertama dalam membuat struktur rincian kerja adalah menetapkan proyek dengan jelas. Untuk beberapa proyek, hal ini mungkin cukup mudah. Sementara bagi proyek lain, mungkin diperlukan penyempurnaan cakupan proyek yang sebenarnya sehingga WBS dapat diskalakan dengan benar-benar tepat.
2. Tetapkan Batasan Proyek Setelah proyek didefinisikan dan dijelaskan, maka dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya yaitu menetapkan batas. Apa yang termasuk ke dalam WBS dan apa yang tidak termasuk di dalamnya harus ditetapkan di tahap kedua ini.
3. Identifikasi Hasil Proyek Tahap ini akan mencakup penyampaian tingkat tinggi yang terkait dengan proyek. Contohnya adalah pernyataan lingkup proyek atau pernyataan misi proyek.
4. Tentukan Elemen di Level 1 Apa saja yang dibutuhkan di level 1? Tentukan secara detail di tahap ini sebelum melanjutkan ke tahap selanjutnya.
5. Uraikan Setiap Elemen di Level 1 Proses penguraian elemen di level 1 disebut dengan dekomposisi. Tahap ini terdiri dari memecah tugas menjadi beberapa bagian yang lebih kecil. Di level 2, tanyakan pada seluruh tim (apabila dikerjakan dengan tim) apakah dekomposisi lebih lanjut akan meningkatkan manajemen proyek? Lalu lanjutkan mengurai elemen-elemen tersebut sampai mencapai jawaban dari pertanyaan di atas dengan jawaban “tidak.” Begitu sudah menyelesaikan dekomposisi setiap elemen di level 1, maka WBS sudah selesai.
6. Beri Posisi yang Tepat Untuk setiap elemen yang sudah diuraikan di level 1, pastikan ada individu yang bertanggung jawab mengerjakannya. Tugas kecil mungkin dikerjakan oleh individu, tapi jika skalanya besar maka disarankan untuk menggunakan tim. Setiap tim dikepalai oleh 1 pemimpin yang akan bertanggung jawab untuk setiap elemen. Pastikan menunjuk orang yang tepat pada posisi yang tepat. Karena itu penting untuk mengetahui latar belakang dan pekerjaan apa saja yang sudah pernah dilakukan anggota tim konstruksi.
7. Buat Diagram Perkembangan Begitu WBS sudah dibuat dan proyek sudah berjalan, WBS akan lebih sempurna apabila disandingkan dengan diagram yang menunjukkan perkembangan pembangunan. Seluruh anggota tim bisa melihat ke diagram tersebut untuk memastikan proyek berjalan sesuai dengan jadwal dan biaya yang telah ditentukan sebelumnya.

Contoh WBS Proyek

Berikut ini adalah contoh WBS proyek sederhana untuk pembangunan rumah: Untuk proyek yang lebih besar, tentu pembuatan WBS akan lebih rumit dan terperinci lagi. Level yang terbangun juga akan lebih panjang. WBS akan sangat membantu agar seluruh tim bisa mengetahui mereka sudah berada di tugas yang tepat dan mengerjakan tanggung jawab masing-masing sesuai ekspektasi. Itulah definisi, cara membuat dan contoh breakdown pekerjaan yang simpel. Proyek yang dikerjakan dengan manajemen yang transparan akan lebih mudah dikerjakan. Untuk hasil proyek yang lebih baik, manfaatkan software manajemen proyek yang dapat diandalkan, seperti Tomps by Telkom Indonesia. Sebagai solusi digital manajemen kolaboratif yang berbasis mobile dan web, Tomps mengedepankan kemudahan dalam mengelola kebutuhan perusahaan dengan supervisi online. Tomps menawarkan berbagai fitur pintar yang strategis untuk perencanaan proyek, aset, dan bangunan. Kunjungi website Tomps sekarang dan temukan berbagai fitur lengkapnya!