Semakin kompleks ruang lingkup sebuah proyek, semakin dibutuhkan pula identifikasi dan pemetaan rangkaian aktivitas di dalamnya dalam bentuk model jaringan. Salah satu alat yang bisa anda gunakan adalah PERT Chart. Meski begitu, PERT sama seperti alat manajemen proyek lainnya yang memiliki kelebihan dan kekurangan yang harus anda kelola dengan efektif. 

Apa Itu PERT Chart?

Program Evaluation and Review Technique Chart, atau dikenal sebagai PERT Chart, adalah sebuah alat manajemen visual yang digunakan untuk memetakan dan melacak tugas dan garis waktunya. Metodologi PERT Chart dikembangkan oleh Angkatan Laut AS pada 1950-an untuk mengelola proyek kapal selam rudal Polaris. Melansir PMI, PERT Chart pada awalnya merupakan diagram aritmatika yang digunakan untuk menemukan himpunan jalur kritis (critical path).

Bagan dalam PERT Chart menggunakan simpul (nodes), umumnya divisualisasikan dalam bentuk persegi panjang atau lingkaran, untuk mewakili aktivitas dan pencapaian di seluruh proyek. Node ini nantinya akan dihubungkan oleh garis panah (arrow) yang mewakili berbagai aktivitas yang perlu diselesaikan.

Meski tidak sepopuler ‘saudaranya’, Critical Path Method (CPM), PERT Chart tetap efektif digunakan oleh para project manager untuk membuat penjadwalan yang realistis dengan menetapkan status perkiraan untuk tiap-tiap durasi (optimistic time, most likely time, dan pessimistic time). PERT mempertimbangkan ketiga perkiraan waktu ini untuk mendapatkan waktu kegiatan yang diharapkan (expected time) melalui rumusan berikut:

(Optimistic Time + (4 x Most Likely Time) + Pessimistic Time) / 6

Hal ini membuat grafik PERT berguna ketika merencanakan proyek yang durasi aktivitasnya belum pasti.

Perbedaan PERT Chart dan Gantt Chart

Ketika berurusan dengan manajemen proyek, dua alat yang seringkali muncul di radar adalah PERT Chart dan Gantt Chart. Namun, seberapa banyak perbedaaan keduanya?.

**1. Pendekatan Waktu:

PERT Chart: Fokus pada jaringan kegiatan dan hubungan waktu antar kegiatan. Menampilkan estimasi waktu yang paling mungkin, optimis, dan pesimis.

Gantt Chart: Menggambarkan proyek secara kronologis dengan menunjukkan durasi setiap kegiatan. Lebih terfokus pada pemahaman waktu mulai dan selesai.

**2. Kompleksitas Proyek:

PERT Chart: Ideal untuk proyek dengan banyak ketergantungan dan aktivitas yang kompleks.

Gantt Chart: Cocok untuk proyek yang lebih sederhana dengan kegiatan yang dapat dijadwalkan secara linear.

**3. Representasi Grafis:

PERT Chart: Menyajikan informasi dalam bentuk diagram jaringan. Menunjukkan urutan kegiatan dan hubungan antar kegiatan.

Gantt Chart: Menggunakan grafik batang horizontal untuk menunjukkan durasi setiap kegiatan sepanjang waktu.

**4. Fleksibilitas Jadwal:

PERT Chart: Fleksibel dalam menanggapi perubahan dan keterlambatan di dalam proyek.

Gantt Chart: Tidak sefleksibel, karena kesalahan di satu kegiatan dapat memengaruhi jadwal keseluruhan.

**5. Akurasi Estimasi Waktu:

PERT Chart: Lebih akurat dalam menghadapi ketidakpastian waktu dan variabilitas.

Gantt Chart: Cenderung memberikan estimasi waktu yang lebih statis dan kurang memperhitungkan ketidakpastian.

Mengapa Memahami Perbedaan Ini Penting?

Memahami perbedaan antara PERT Chart dan Gantt Chart adalah kunci unutk memilih alat yang sesuai dengan karakteristik proyek yang sedang dilakukan. PERT Chart memungkinkan manajer proyek untuk mengelola ketidakpastian dan ketergantungan, sementara Gantt Chart memberikan pandangan kronologis yang jelas. Kombinasi keduanya dapat menjadi solusi terbaik, memastikan proyek yang sedang berjalan dengan lancar dan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Jadi, coba lah untuk lebih bijak dalam memilih alat yang paling relevan untuk menjalankan proyek Anda untuk menuju keberhasilan.

Istilah-Istilah Dalam PERT Chart

Optimistic Time: Perkiraan waktu yang paling singkat untuk menyelesaikan sebuah aktivitas.

Most Likely Time: Waktu penyelesaian yang memiliki probabilitas tertinggi

Pessimistic Time: Waktu terpanjang untuk menyelesaikan sebuah aktivitas

Nodes: Simbol berbentuk lingkaran atau segitiga yang digunakan untuk memvisualisasikan pencapaian dan aktivitas proyek.

Arrow: Representasi visual dari urutan tugas yang dapat berbentuk utuh atau putus-putus sesuai sifat urutannya.

Slack / Float: waktu aktivitas atau tugas yang dapat ditunda tanpa menyebabkan penundaan keseluruhan untuk proyek

Critical Path: Urutan tugas terpanjang dari sebuah proyek. PERT Chart digunakan untuk menentukan jalur kritis (critical path) suatu proyek untuk memperkirakan durasinya.

Critical Path Activity: Aktivitas dalam jalur kritis tanpa slack.

Predecessor: Suatu aktivitas yang mendahului yang lain dan harus selesai sebelum penggantinya dapat dimulai.

Lead Time: Lama waktu yang dibutuhkan menyelesaikan sebuah aktivitas tanpa mempengaruhi pergeseran aktivitas lainnya. 

Lag Time: Lama waktu tercepat untuk sebuah aktivitas dapat mengikuti pergeseran aktivitas lainnya. 

Kelebihan PERT Chart

Meningkatkan Koordinasi Antar Departemen

Analisis PERT meningkatkan perencanaan dan pengambilan keputusan dengan mengintegrasikan penyajian data melalui berbagai departemen. Data kualitatif dan kuantitatif yang terkumpul dari berbagai sumber ini juga dapat membantu meningkatkan koordinasi aktivitas proyek dan komunikasi antar departemen.

Seluruh Proyek Yang Diinisiasikan Diasumsikan Proyek Baru

Sebuah proyek yang dikelola dengan PERT Chart akan selalu diasumsikan sebagai sebuah proyek baru, tanpa templat historis sebelumnya. Karena tidak diperhitungkannya templat pada proyek sebelumnya, maka waktu penyelesaian pekerjaan tertentu pada proyek “baru” ini bersifat probabilistik. Hal ini karena metode PERT berorientasi pada pengoptimalan waktu penyelesaian proyek, bukan optimalisasi biaya. 

Metode Untuk Mengelola Ketidakpastian

Salah satu kemampuan PERT Chart adalah kemampuannya untuk menghadapi ketidakpastian dalam sebuah proyek. Metode ini memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan secara mendetail hingga ukuran menit, hingga jam untuk mengukur waktu penyelesaian suatu aktivitas. Meski perhitungannya bersifat asumsi subjektif, bagan PERT dapat membantu project manager untuk melihat seluruh timeline proyek dan memperhitungkan berbagai aspek didalamnya. 

Kekurangan PERT Chart

Hasil Analisis Bersifat Subjektif

Proses identifikasi dalam metode PERT umumnya didapatkan dari masukkan peserta proyek yang tidak dapat dipastikan biasnya. Sehingga perkiraan atas waktu yang dibutuhkan atas masing-masing aktivitas bersifat subyektif dan tergantung pada asumsi. Hal ini kemudian membuat PERT Chart memunculkan asumsi waktu yang terlalu optimis dan mungkin tidak realistis. 

Fleksibilitas Rendah Karena Fokus Pada Bagan Waktu

Dalam bagan PERT , bagan waktu adalah penentu utama pergerakan setiap aktivitas proyek. Jaringan waktu yang terbentuk dalam bagan PERT menentukan kebutuhan tenaga kerja, material, dan peralatan modal, aktivitas tim dan individual, hingga perkiraan biaya proyek. Namun, karena seluruh kegiatan dibatasi oleh dinamika dalam bagan, membuat jenis proyek yang membutuhkan gaya manajemen agile tidak dapat secara optimal mengelola proyeknya dengan metode ini. 

Metode Yang Penuh Ketidakpastian

Dalam PERT Chart, seluruh waktu yang diestimasikan adalah hasil dari perhitungan formula yang rumit, namun sifatnya adalah probabilitas. Menggunakan metode PERT Chart adalah sebuah usaha trial & error. Bisa dibayangkan jika anda bekerja dengan proyek yang penuh ketidakpastian, maka critical path yang dibuat pun tidak pasti, dan hal ini yang juga menggambarkan PERT Chart sebagai metode yang penuh resiko ketidakpastian. 

Cara Membuat PERT Chart Dalam 6 Langkah

Berikut tahap-tahap untuk membuat PERT Chart yang dapat anda ikuti:

1. Identifikasi Milestone 

Untuk membuatnya, identifikasi seluruh pencapaian yang harus proyek anda capai untuk meraih tujuan utama yang diinginkan. Cantumkan pula informasi detail mengenai daftar aktivitas apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai setiap milestone yang ditargetkan. 

2. Tentukan Dependensi Antar Aktivitas

Membuat dependensi dapat membantu anda melacak pekerjaan dengan baik, memastikan tugas terselesaikan, dan menjalin komunikasi yang jelas. Jika proyek anda memiliki ruang lingkung yang kompleks, rencanakan jadwal dan durasi proyek dengan baik sebelumnya. Dalam PERT Chart, dependensi divisualisasikan dengan menghubungkan dan memberi nomor pada tiap aktivitas. Meskipun tidak sekomprehensif Work Breakdown Structure (WBS), penandaan dependensi ini membantu anda untuk melihat seluruh aktivitas proyek anda dalam visualisasi tingkat tinggi. 

3. Tentukan Kriteria Waktu Untuk Setiap Aktivitas

Tahap ini adalah tahapan paling teknis dari proses pembuatan PERT Chart. Dalam metode ini, ada tiga kriteria waktu khusus yang harus anda estimasikan untuk setiap aktivitas, Optimistic Time, Most Likely Time, dan Pessimistic Time. 

Anda dapat menggunakan rumus PERT untuk menghitung perkiraan durasi tugas dan waktu penyelesaian menggunakan formula: (Optimistic Time + (4 x Most Likely Time) + Pessimistic Time) / 6. Hasil dari formula ini dapat diukur dengan menit, jam, hari, atau bahkan minggu.

Misalnya, jika waktu optimis adalah 30 menit, waktu pesimis adalah 60 menit, dan waktu yang paling mungkin adalah 45 menit, rumus PERT adalah: (30 menit + (4 × 45 menit) + 60 menit) 6 = 45 menit.

Setelah anda menghitung waktu yang diharapkan per tugas, anda kemudian dapat menambahkan setiap estimasi critical path untuk mendapatkan garis waktu proyek rata-rata.

4. Mulai Untuk Memvisualisasikan Bagan

Anda dapat membuat PERT Chart baik dengan menggambarnya sendiri secara manual maupun menggunakan perangkat lunak PERT. Meski begitu, konstruksi visual grafik PERT tidak hanya terikat pada contoh yang digunakan di atas. PERT lebih merupakan fungsi daripada grafik visual yang mewakili struktur proyek. Buat bagan PERT dengan cara apa pun yang paling mudah, namun pastikan untuk memasukkan seluruh informasi yang telah kumpulkan pada langkah sebelumnya. 

5. Identifikasi Critical Path Proyek Anda

Langkah selanjutnya setelah PERT Chart anda selesai dibuat adalah mengidentifikasi jalur kritis proyek anda. Identifikasi jalur kritis ini adalah langkah terpenting yang diperlukan untuk membantu anda menentukan durasi minimal proyek. Dalam PERT Chart, anda dapat melihat waktu mulai paling awal (EST), waktu selesai paling awal (EFT), dan waktu untuk menyelesaikan (TTC) untuk mengidentifikasi waktu selesai sesingkat mungkin dan menandai dengan warna merah sebagai penanda jalur kritis proyek anda. 

6. Perbarui Bagan Sesuai Kebutuhan

PERT Chart bukanlah bagan yang kaku dan tidak dapat diubah sewaktu-waktu. Anda dapat melakukan penyesuaian di dalamnya setiap kali keadaan berubah selama fase pelaksanaan proyek. Gunakan PERT Chart sebagai peta awal proyek dan media transisi ke dalam Gantt Chart untuk tujuan pengawasan dan manajemen proyek kedepannya. 

Itu dia ulasangan lengkap mengenai apa itu PERT Chart, istilah-istilah di dalamnya, kelebihan, kekurangan, dan cara membuat PERT Chart yang bisa diterapkan pada proyek Anda.

Perbarui selalu informasi terkini dan menarik lainnya seputar manajemen proyek di sini bersama Tomps, your project management solution!